¿Cuánto esperar antes de enviar un follow-up por email?

Enviar un email de follow-up puede marcar toda la diferencia en las ventas y la comunicación profesional. El timing, el tono y el enfoque son esenciales para no parecer insistente o molesto. Entonces, ¿cuántos días antes deenviar un email de follow-up ? Este artículo te mostrará plantillas de emails de follow-up, consejos para evitar los filtros anti-spam y las mejores prácticas de redacción.

Los emails de follow-up forman parte de toda buena estrategia de email. Mantienen la conversación activa, demuestran tu persistencia, tu profesionalismo y pueden aumentar realmente tus probabilidades de obtener una respuesta. Pero enviar demasiados emails de seguimiento o muy pronto puede tener el efecto contrario, dar una mala impresión a tu interlocutor o ser marcado como SPAM.

El primer factor a considerar es el tiempo de respuesta base para tu email inicial. En general, de 3 a 5 días es un buen plazo antes de enviar tu primer email de follow-up. Esto le da a tu destinatario suficiente tiempo para responder sin sentirse presionado.

Los diferentes sectores y puestos tienen tiempos de respuesta distintos. Los comerciales en las grandes empresas pueden tardar más en responder debido a la forma en que las grandes empresas están organizadas internamente; los tomadores de decisiones tal vez sean más difíciles de contactar.

El contenido y el objetivo de tu email también cuentan. Por ejemplo, si es para una solicitud de reunión o de una propuesta, un follow-up más rápido puede ser necesario en comparación con un simple chequeo.

Ten en cuenta el historial de tus comunicaciones con el destinatario en cuestión. Si han tenido una conversación previa o varias interacciones, un intervalo de seguimiento más corto puede ser necesario. La persona frente a ti espera mayor reactividad de tu parte, así que no dejes demasiado tiempo entre tus comunicaciones previas y tu email de follow-up.

Para el primer email de seguimiento, espera alrededor de 3 a 5 días hábiles después de tu email inicial. Esto le da al destinatario suficiente tiempo para ver y considerar tu email.

Si no obtienes respuesta a tu primer seguimiento, espera de 5 a 7 días adicionales antes de enviar tu segundo seguimiento. Esto le da al destinatario más tiempo, manteniendo viva la conversación.

Para el tercer seguimiento, puedes esperar de 7 a 10 días. En esta etapa, tu persistencia demuestra tu interés sin ser excesivo.

La línea de asunto es crucial para que tu email de follow-up sea visto y abierto. Esto es lo que hay que hacer:

• Usa la misma línea de asunto con "RE:" para indicar que se trata de un seguimiento del email anterior.

• Mantenla clara y directa, como "Seguimiento de nuestra última conversación" o "Pregunta rápida sobre nuestra solicitud de reunión".

• Saludo personalizado : Dirígete al destinatario por su nombre para evitar que el email parezca automatizado.

• Resumen breve : Menciona el email o la interacción previa para refrescarle la memoria al destinatario. Ejemplo: "Quería hacer seguimiento de mi email de la semana pasada sobre nuestra potencial colaboración."

• Valor inmediato : Destaca el interés de responder. Ejemplo: "Creo que nuestra alianza podría ayudar en tu proyecto actual."

• Llamado a la acción claro : Indícale al destinatario lo que debe hacer a continuación. Ejemplo: "¿Podemos agendar una llamada rápida para conversarlo?"

• Lenguaje profesional : Mantén un tono cortés y profesional a lo largo del email. Usa frases como "recordatorio amistoso" o "seguimiento amigable" para mantener la cortesía.

Asunto: RE: Oportunidad de alianza

Hola [Nombre del destinatario],

¡Espero que tengas una buena semana! Quería hacer seguimiento de mi email de la semana pasada sobre nuestra potencial colaboración entre [Tu empresa] y [Empresa del destinatario]. Creo que nuestra alianza podría beneficiar a ambas empresas. ¿Podemos agendar una llamada rápida para conversarlo? Por favor avísame cuáles son tus disponibilidades.

Cordialmente, [Tu nombre] [Tus datos de contacto]

Asunto: RE: Oportunidad de alianza

Hola [Nombre del destinatario],

Espero que estés bien. Hago seguimiento a mi email anterior para ver si tuviste tiempo de leerlo. Sé que estás ocupado, pero creo que esto podría ser beneficioso para [Empresa del destinatario]. ¿Podemos agendar una llamada para conversarlo? Me encantaría recibir noticias tuyas.

Cordialmente, [Tu nombre] [Tus datos de contacto]

Hola [Nombre del destinatario],

Espero que estés bien. Hago seguimiento nuevamente sobre la propuesta que envié anteriormente. Sé que tal vez no sea el momento adecuado, pero me gustaría conversar sobre cómo podemos trabajar juntos. Si te interesa, avísame para una llamada o responde a este email con tus preguntas.

Gracias, [Tu nombre] [Tus datos de contacto]

Para que tus emails de seguimiento lleguen a la bandeja de entrada del destinatario y no a la carpeta de spam:

• No uses palabras gatillo de spam como "gratis", "urgente" o "actúa ahora".

• Personaliza tanto como sea posible.

• Usa una dirección de email profesional y asegúrate de que la configuración de tu correo esté ajustada correctamente.

• Incluye tus datos de contacto y una firma clara.

Saber cuánto tiempo esperar y cómo redactar un buen email de follow-up puede marcar la diferencia en tu estrategia comercial. Sincronizando correctamente, personalizando y manteniendo el profesionalismo, aumentarás tus probabilidades de obtener una respuesta y de construir una relación con tu prospecto.

Para los Sales, las personas a cargo de la adquisición, los emprendedores, y cualquier persona que busque mejorar su comunicación por email, sigue estos consejos para evitar los errores comunes y obtener mejores resultados gracias a tus follow-ups por email.

Recuerda, la paciencia y la persistencia son esenciales, pero respeta siempre el tiempo y la bandeja de entrada de tu destinatario. ¡Integra estas estrategias y plantillas de emails de follow-up en tu proceso de seguimiento para ver una mejora en el engagement y el éxito en tus esfuerzos de prospección por email!