Quanto tempo esperar antes de enviar um follow-up por e-mail?

Enviar um email de follow-up pode fazer toda a diferença em vendas e na comunicação profissional. O timing, o tom e a abordagem são essenciais para não parecer insistente ou irritante. Então, quantos dias antes de enviar um email de follow-up ? Este artigo vai mostrar a você modelos de emails de follow-up, dicas para evitar os filtros antispam e as melhores práticas de escrita.

Os emails de follow-up fazem parte de toda boa estratégia de email. Eles mantêm a conversa em andamento, mostram a sua persistência, o seu profissionalismo e podem realmente aumentar as suas chances de obter uma resposta. Mas enviar muitos emails de follow-up ou cedo demais pode ter o efeito contrário, dar uma má impressão ao seu interlocutor ou ser sinalizado como SPAM.

O primeiro fator a levar em conta é o tempo de resposta básico do seu email inicial. De modo geral, de 3 a 5 dias é um bom prazo antes de enviar o seu primeiro email de follow-up. Isso dá ao destinatário tempo suficiente para responder sem se sentir pressionado.

Os diferentes setores e cargos têm tempos de resposta diferentes. Os comerciais em grandes empresas podem demorar mais para responder por causa de como as grandes empresas são organizadas internamente, os tomadores de decisão podem ser mais difíceis de alcançar.

O conteúdo e o objetivo do seu email também contam. Por exemplo, se for para um pedido de reunião ou de proposta, um follow-up mais rápido pode ser necessário em comparação a uma simples atualização.

Leve em conta o histórico das suas comunicações com o destinatário em questão. Se você já teve uma conversa anterior ou várias interações, um intervalo de follow-up mais curto pode ser necessário. A pessoa do outro lado espera mais reatividade da sua parte, então não deixe tempo demais entre as suas comunicações anteriores e o seu follow-up por email.

Para o primeiro email de follow-up, espere cerca de 3 a 5 dias úteis após o seu email inicial. Isso dá ao destinatário tempo suficiente para ver e considerar o seu email.

Se você não obtiver resposta ao seu primeiro follow-up, espere mais 5 a 7 dias antes de enviar o seu segundo follow-up. Isso dá ao destinatário mais tempo e ao mesmo tempo mantém a conversa viva.

Para o terceiro follow-up, você pode esperar de 7 a 10 dias. Nessa altura, a sua persistência mostra o seu interesse sem ser excessiva.

A linha de assunto é crucial para que o seu email de follow-up seja visto e aberto. Veja o que fazer:

• Use a mesma linha de assunto com "RE:" para indicar que se trata de um follow-up do email anterior.

• Mantenha o assunto claro e direto, como "Follow-up da nossa última conversa" ou "Pergunta rápida sobre o nosso pedido de reunião".

• Saudação personalizada: Dirija-se ao destinatário pelo nome para evitar que o email pareça automatizado.

• Resumo breve : Mencione o email ou a interação anterior para refrescar a memória do destinatário. Exemplo: "Queria fazer o follow-up do meu email da semana passada sobre a nossa potencial colaboração."

• Valor imediato: Destaque o interesse em responder. Exemplo: "Acho que a nossa parceria poderia ajudar no seu projeto atual."

• Chamada para ação clara: Indique ao destinatário o que ele deve fazer em seguida. Exemplo: "Podemos agendar uma ligação rápida para conversarmos sobre isso?"

• Linguagem profissional : Mantenha-se educado e profissional ao longo de todo o email. Use frases como "lembrete amigável" ou "follow-up cordial" para manter a cortesia.

Assunto: RE: Oportunidade de parceria

Olá [Nome do destinatário],

Espero que esteja tendo uma boa semana! Queria fazer o follow-up do meu email da semana passada sobre a nossa potencial colaboração entre [Sua empresa] e [Empresa do destinatário]. Acho que a nossa parceria poderia ajudar as nossas duas empresas. Podemos agendar uma ligação rápida para conversarmos sobre isso? Me avise as suas disponibilidades.

Atenciosamente, [Seu nome] [Seus dados de contato]

Assunto: RE: Oportunidade de parceria

Olá [Nome do destinatário],

Espero que esteja bem. Estou dando sequência ao meu email anterior para ver se você teve tempo de lê-lo. Sei que está ocupado, mas acho que isso poderia ser benéfico para [Empresa do destinatário]. Podemos agendar uma ligação para conversarmos sobre isso? Adoraria ter notícias suas.

Atenciosamente, [Seu nome] [Seus dados de contato]

Olá [Nome do destinatário],

Espero que esteja bem. Estou dando sequência novamente à proposta que enviei mais cedo. Sei que talvez não seja o melhor momento, mas adoraria conversar sobre como podemos trabalhar juntos. Se tiver interesse, me avise para marcarmos uma ligação ou responda a este email com as suas perguntas.

Obrigado, [Seu nome] [Seus dados de contato]

Para que os seus emails de follow-up cheguem à caixa de entrada do destinatário e não na pasta de spam:

• Não use palavras que disparam o spam, como "grátis", "urgente" ou "aja agora".

• Personalize o máximo possível.

• Use um endereço de email profissional e certifique-se de que as suas configurações de envio estão definidas corretamente.

• Inclua os seus dados de contato e uma assinatura clara.

Saber quanto tempo esperar e como escrever um bom email de follow-up pode fazer a diferença na sua estratégia comercial. Sincronizando corretamente, personalizando e mantendo o profissionalismo, você vai aumentar as suas chances de obter uma resposta e construir uma relação com o seu prospect.

Para os times de Sales, as pessoas responsáveis pela aquisição, os empreendedores e qualquer pessoa que queira melhorar a sua comunicação por email, siga estas dicas para evitar os erros comuns e obter melhores resultados com os seus follow-ups por email.

Lembre-se, a paciência e a persistência são essenciais, mas respeite sempre o tempo e a caixa de entrada do seu destinatário. Integre estas estratégias e modelos de email de follow-up no seu processo de follow-up para ver uma melhoria do engajamento e do sucesso nos seus esforços de prospecção por email!