Wie viele E-Mails können Sie senden, bevor Sie als Spam gelten?

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Bemühungen im Cold E-Mailing nicht von den Anti-Spam-Filter der Hoster blockiert werden? Wie können Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails sicherstellen? Spam ist eine unaufgeforderte und unerwünschte Kommunikation und wird auf zwei Arten erkannt: durch die automatischen Filter der Mailserver und durch manuelle Meldungen der Empfänger. In diesem Artikel erfahren Sie die wesentlichen Schritte, damit Ihre Cold-E-Mailing-Kampagnen nicht im Spam-Ordner Ihrer Empfänger landen.

Hinweis: Dieser Artikel behandelt Spam im Rahmen von Cold-E-Mailing-Kampagnen und nicht von Newsletter-Kampagnen, die mit Brevo, Mailchimp usw. durchgeführt werden. Beim Cold E-Mailing werden Ihre Kampagnen über Ihren eigenen Hoster versendet, im Gegensatz zu klassischen E-Mailing-Tools.

Wenn Sie als SPAM eingestuft werden, riskieren Sie:

• Den Ruf Ihrer Domain langfristig zu beschädigen

• Ihre Zustellbarkeit zu beeinträchtigen

• Potenzielle Interessenten zu verlieren

• Ihr Geld zu verlieren

• Ihre Zeit zu verlieren

Um nicht im SPAM, um nicht im Spam zu landen. Dies ist ein Parameter, auf den Sie über Ihr Cold-E-Mailing-Tool Emelia zugreifen können:

Ihr Hoster prüft nämlich die Anzahl der täglichen Versendungen, aber auch die Anzahl der neuen Kontakte pro Tag. Emelia ermöglicht es, diese beiden Variablen einzustellen. Das ist wichtig zu wissen, denn Ihr Hoster unterscheidet zwischen der Anzahl der neuen Kontakte pro Tag und der Gesamtzahl der Versendungen pro Tag.

Aus diesem Grund wird dringend empfohlen, den Versand von 50 neuen Kontakten pro Tag nicht zu überschreiten: also 50 zusätzliche Versendungen zu den bereits geplanten Versendungen. Und die Gesamtzahl der täglich versendeten E-Mails auf 150 zu begrenzen (alle E-Mail-Sequenzen zusammen), gut verteilt über den Tag, je nach Versandzeitfenstern (großes Zeitfenster von 9 bis 17 Uhr zum Beispiel und nicht ein kurzes Zeitfenster von 18 bis 19 Uhr, was zu einer Überschreitung des Versandlimits auf Hoster-Seite führen würde).

• Wenn Sie zum Beispiel eine Liste von 500 E-Mails, beginnen wir am ersten Tag der Kampagne damit, Ihren ersten Schritt (erste Nachricht) an die ersten 50 der Liste zu senden, und wenn der zweite Schritt ausgelöst wird (zum Beispiel 3 Tage später), senden wir den zweiten Schritt (Follow-up) an 50 weitere neue Kontakte zusätzlich zu den 50 aus dem ersten Schritt. Ziel ist es, die 150 E-Mails/Tag über alle Schritte hinweg nicht zu überschreiten. Und das unter Einhaltung des Timings jedes Ihrer Schritte, ohne dass es aufgrund des Tageslimits zu einer Verschiebung der Schritte kommt.

Warum diese Beschränkungen? Über diese Quoten hinaus werden die Mailserver schnell verstehen, dass es sich nicht mehr um einen einfachen Menschen handelt, der manuell E-Mails aus seinem Posteingang versendet, sondern um ein automatisiertes System, das dahintersteckt. Das bedeutet, dass Sie eine hohe Wahrscheinlichkeit haben, im SPAM gefiltert zu werden. Es ist besser, sich an die Regeln zu halten und einen methodischen und vernünftigen Ansatz in Ihren Cold-E-Mailing-Kampagnen beizubehalten.

Die Anzahl der versendeten E-Mails ist nicht die einzige Regel, die Sie einhalten müssen, um nicht im SPAM zu landen Ihrer Empfänger. Sie müssen den Hoster berücksichtigen (die am besten geeigneten für Cold-E-Mailing-Kampagnen sind Microsoft und Google Workspace), die SPF-, DKIM- und DMARC-Einstellungen, das E-Mail-Warmup, den Spintext, die SPAM-Wörter, die Verwendung von HTML im E-Mail-Text, ... Wenn Sie sicher sein wollen, nicht als SPAM eingestuft zu werden, lesen Sie den Rest dieses Artikels.

Emelia gehörte zu den ersten Cold-E-Mailing-Tools, die die Multi-Sender-Funktionalität angeboten haben, die es ermöglicht, mehrere Postfächer mit derselben Kampagne zu verbinden. Warum? Weil Sie, wenn Sie Ihre Cold-E-Mailing-Strategie maximieren möchten, ohne im SPAM Ihrer Empfänger zu landen, schnell durch das empfohlene tägliche Versandlimit eingeschränkt werden. Mit dem Multi-Sender können Sie Ihre Kampagnen schneller an mehr potenzielle zukünftige Kunden senden. Ja, heute bieten die meisten Cold-E-Mailing-Tools die Multi-Sender-Funktion an, aber bei Emelia garantieren wir Ihnen Qualität zum besten Preis auf dem Markt.

Um Ihre E-Mail-Adressen in Emelia zu konfigurieren, gehen Sie nach dem Verbinden all Ihrer Adressen in den Reiter "Versand-E-Mail" Ihrer Kampagne. Aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen "Mehrere E-Mail-Adressen auswählen", wählen Sie dann diejenigen aus, die Sie verwenden möchten, und speichern Sie.

Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten, wenn Sie zum Multi-Sender-Modus wechseln:

• In den allgemeinen Einstellungen entspricht die festzulegende Anzahl der E-Mails nun der Anzahl pro E-Mail-Adresse und nicht mehr der Gesamtzahl.

• Das Domain-Tracking ist für jede E-Mail-Adresse spezifisch. Wenn Sie also Adressen wie niels@emelia.io und niels@emelia.app verwenden, benötigt jede ihr eigenes Tracking.

• Auch die Signaturen sind für jede E-Mail-Adresse spezifisch. Stellen Sie sicher, dass Sie sie individuell in den Einstellungen jedes Postfachs konfigurieren und die Signaturvariable in Ihre E-Mails aufnehmen.

• Achtung: Bei einer Trennung eines Ihrer Postfächer werden die Aufgaben automatisch an die anderen weiterverteilt.

Der Kauf verschiedener Domain-Namen hilft Ihnen, Ihre Zustellbarkeit zu verbessern und die Anti-Spam-Filter der Hoster zu umgehen. Ein echtes Mittel, um den Ruf Ihrer Hauptdomain zu schützen. Die Idee ist, den Domain-Namen zu ändern, der zum Versenden Ihrer Kampagnen verwendet wird. Sie können verschiedene Variationen des Domain-Namens erstellen, die immer auf dasselbe E-Mail-Konto verweisen.

Zum Beispiel ist unsere Hauptdomain "emelia.io", die Varianten, die wir erstellen können, wären "getemelia.com" oder "emelia.net". Diese Varianten sind geringfügig, können aber einen erheblichen Unterschied darin machen, wie Ihre E-Mails von den Anti-Spam-Filtern wahrgenommen werden.

Wenn Sie eine andere Domain für die Akquise verwenden, denken Sie daran, eine Weiterleitung zu Ihrer Hauptdomain einzurichten. So wird ein Interessent, der versucht, über seinen Browser auf die Domain zuzugreifen, für ein optimales Nutzererlebnis auf Ihre Hauptseite weitergeleitet. Wenn Sie zum Beispiel emelia.app suchen, werden Sie auf emelia.io weitergeleitet.

Die Wahl des Hosters ist sehr wichtig, um zu vermeiden, dass Ihre E-Mails als SPAM eingestuft werden. Es ist bekannt, dass Microsoft 365 und Google Workspace die relevantesten Hoster sind und die beste Zustellbarkeit für die Umsetzung einer Cold-E-Mailing-Strategie bieten. Warum diese Präferenz? Ganz einfach: In der Geschäftswelt sind die meisten Nutzer daran gewöhnt, Google Workspace oder Microsoft 365 für ihre täglichen Aktivitäten zu nutzen. Indem Sie sich für denselben Hoster wie Ihre Empfänger entscheiden, sichern Sie sich einen Vorteil in Bezug auf die Zustellbarkeit. Es ist ein wenig so, als würden Sie eine direkte und vertraute Verbindung zu Ihrer Zielgruppe herstellen, was den Erfolg Ihrer E-Mailing-Kampagne beeinflussen kann.

Google Workspace beginnt, einige Parameter einzuschränken, wir empfehlen Ihnen eher Microsoft 365. Und wenn Sie kein großes Budget haben, bieten andere Hoster wie Namecheap ein kostenloses Postfach für die ersten zwei Monate und danach für 1 € pro Monat an.

Was die Versand-E-Mail betrifft, lautet die Grundregel einfach: Verwenden Sie eine professionelle E-Mail. Vergessen Sie Adressen mit @gmail, @outlook und ähnliche. Entscheiden Sie sich für eine Adresse, die mit Ihrer Haupt-Domain oder einer Domain-Variante verknüpft ist. Das ist eine Möglichkeit, Ihre Glaubwürdigkeit zu stärken und Ihren E-Mails in den Augen der Empfänger ein legitimeres Aussehen zu verleihen.

Auf den ersten Blick hätte die Verwendung Ihrer Haupt-Domain im Rahmen Ihrer Cold-E-Mailing-Strategie einen Vorteil. Indem Sie Ihren eigenen Domain-Namen nutzen, würden Sie von dessen bereits bestehendem Ruf sowie dem der zugehörigen E-Mail und der IP-Adresse profitieren. Dies kann Ihnen von Anfang an eine interessante Zustellbarkeit Ihrer Cold-E-Mailing-Kampagnen sichern. ABER das Problem ist, dass Sie, wenn die Einstellungen Ihrer Kampagne schlecht konfiguriert sind oder die Kampagne aus X- oder Y-Gründen nicht wie geplant verläuft und Sie im SPAM landen, den Ruf nicht nur Ihrer E-Mail-Adresse, sondern auch Ihrer Domain und Ihrer IP-Adresse gefährden.

Und wenn Sie auf eine Blacklist gesetzt werden, wird es kompliziert. Sie können versuchen, von dieser Liste entfernt zu werden, aber in der Regel haben Sie nur ein oder zwei Chancen. Sie riskieren, den positiven Ruf zu verlieren, den Ihre Domain erworben hat.

Eine andere Domain für Ihre Cold-E-Mailing-Kampagnen zu nehmen, ist trotzdem empfehlenswert. Sie vermeiden eine unangenehme Situation und können im Falle eines Problems eine neue Versand-E-Mail-Adresse einrichten. Und in jedem Fall müssen Sie, wenn Sie ein größeres E-Mail-Volumen als 150/Tag versenden möchten, die Multi-Sender-Funktion Ihres Cold-E-Mailing-Tools verwenden, um mehrere E-Mail-Adressen zu konfigurieren und Ihre Versendungen ausgewogen zu verteilen.

Wir empfehlen Ihnen, eine separate Domain zu wählen, wenn Sie Ihre Cold-E-Mailing-Kampagnen starten. Diese Vorsichtsmaßnahme kann Ihnen Probleme ersparen und Ihnen im Falle eines Problems eine Backup-Lösung bieten. Indem Sie eine dedizierte Domain für Ihre E-Mail-Versendungen verwenden, schaffen Sie eine zusätzliche Sicherheitsbarriere zwischen Ihren Kampagnen und Ihrer Haupt-Domain. Bei einem Reputationsproblem im Zusammenhang mit Ihren E-Mail-Versendungen können Sie eine neue Versand-E-Mail-Adresse konfigurieren, ohne den Ruf Ihrer Haupt-Domain zu "beschädigen".

Die beiden Haupthoster, die Sie vermeiden sollten, sind o2switch und Zoho:

• O2switch blockiert Ihre Versendungen, sobald eine Form von Automatisierung erkannt wird.

• Wenn Sie mehrere Domains und Postfächer erstellen und alle für Automatisierungszwecke verwenden, wird Zoho Sie wahrscheinlich schnell erkennen und blockieren.

Diese Authentifizierungsprotokolle sind sehr wichtig, um sie bei Ihrem Hoster einzurichten und Ihre E-Mails zu zertifizieren. Für weitere Informationen lesen Sie unseren dedizierten Artikel. Normalerweise wird dies automatisch von Google Workspace und Microsoft erledigt, aber je nach Hoster müssen Sie sie möglicherweise selbst konfigurieren.

DMARC, das vor einigen Monaten noch nicht entscheidend war, wird bei der Einrichtung einer Cold-E-Mailing-Kampagne unerlässlich. DMARC steht für "Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance". Vereinfacht gesagt handelt es sich um ein Sicherheits- und Authentifizierungsprotokoll für E-Mails. Sein Ziel ist es, E-Mail-Domains vor Bedrohungen wie Identitätsdiebstahl, Phishing und anderen E-Mail-basierten Angriffen zu schützen. Durch die Implementierung von DMARC verstärken Sie die Sicherheit Ihrer E-Mails und reduzieren die Risiken.

Das SPF (Sender Policy Framework) bezeichnet einen Eintrag in Form einer TXT-Datei, die in die DNS-Einstellungen Ihrer Domain integriert ist. Seine Aufgabe ist es, alle Server zu erfassen, die berechtigt sind, E-Mails unter Verwendung Ihres Domain-Namens zu versenden. SPF stellt eine wichtige Schutzbarriere dar und verhindert jegliche missbräuchliche Verwendung Ihrer Domain für Spam oder den Versand schädlicher E-Mails. SPF ist ein wenig wie der Wächter des Rufs Ihrer Domain.

Das DKIM (DomainKeys Identified Mail) ist eine E-Mail-Validierungsmethode, die das Hinzufügen eines zusätzlichen TXT-Eintrags in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain umfasst. Dieser Eintrag enthält einen spezifischen öffentlichen Schlüssel, den die Mailserver der Empfänger verwenden, um die Herkunft der von Ihrer Domain stammenden Nachrichten zu authentifizieren. Auf diese Weise wird den Empfänger-Postfächern versichert, dass die E-Mails, die sie von Ihnen erhalten, echt und legitim sind und während des Versands nicht gefälscht wurden.

Das Warmup (oder E-Mail-Aufwärmen) ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Cold-E-Mailing-Strategie. Sie haben verstanden: Der Ruf Ihrer Versand-E-Mail ist sehr wichtig, um zu vermeiden, dass Sie im SPAM Ihrer Empfänger landen. Wenn Sie jedoch eine neue E-Mail-Adresse speziell für Ihre Cold-E-Mailing-Strategie erstellen, wird Ihre E-Mail brandneu sein und keinen Versandverlauf haben sowie einen von Grund auf aufzubauenden Ruf. Genau hier kommt das Warmup (E-Mail-Aufwärmer) ins Spiel! Um den Ruf Ihrer E-Mail bei den Hostern zu verbessern, sendet und empfängt das Warmup E-Mails in Ihrem Postfach, um eine Aktivität zu simulieren, Ihr Postfach aufzuwärmen und damit den Ruf Ihrer E-Mail-Adresse zu verbessern. Es gibt zahlreiche Warmup-Tools, aber Emelia bietet es direkt in seinem Cold-E-Mailing-Tool integriert an.

Ein "Spam-Word" ist ein Wort oder ein Ausdruck, der direkt von den Anti-Spam-Filtern der Postfächer erkannt wird. Die Hoster prüfen diese Wörter, um verdächtige Nachrichten zu erkennen und zu blockieren. Die Verwendung zu aufdringlicher oder übertriebener Begriffe kann sich negativ auf das Engagement der Empfänger auswirken und Ihre Chancen erhöhen, im Spam zu landen. Es ist wichtig, Ihre Wörter sorgfältig auszuwählen, um die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu optimieren. Hier ist eine nicht erschöpfende Liste der zu vermeidenden Wörter:

• Kostenlose Testversion

• Exklusiv

• Geld verdienen

• Kostenlos

• Gratis

• Kostenlose Anmeldung

• Weniger als 50 %

• Sonderangebot

• Keine Kosten

• Unschlagbarer Preis

• Promotion

• Zugangscode

• Deal

• Identität

• Außergewöhnliches Angebot

• Kein Betrug

• Keine versteckten Kosten

• Kein Spam

Die Liste der Spam-Words ist viel länger als diese, aber was Sie sich merken sollten, ist, dass alle Wörter, die etwas zu "verkaufsorientiert" sind, als Spam-Words. Diese werden als Spam betrachtet. Folderly.com ist ein großartiges Tool, um Ihre E-Mail zu testen und alle aus kommerzieller Sicht "aggressiven" Wörter zu vermeiden.

Spintext oder "rotierender Text" ermöglicht eine ultra-personalisierte Anpassung jeder Ihrer versendeten E-Mails, und wie Sie wissen, ist die Personalisierung die Grundlage einer erfolgreichen Cold-E-Mailing-Kampagne. Um beim Verfassen Ihrer E-Mails Zeit zu sparen, bitten Sie ChatGPT, Ihnen Spintext zu liefern!

Beispiel für Spintext, der von ChatGPT generiert wurde:

Mit den im E-Mail-Text bereitgestellten Variationen gibt es insgesamt 262.144 mögliche Kombinationen. Das bedeutet, dass Sie 262.144 verschiedene Versionen dieser E-Mail mit den enthaltenen Spintext-Optionen generieren können. Mehr als genug, um dank des Spintext jedem Ihrer Kontakte eine personalisierte E-Mail zu senden!

Vermeiden Sie es, Ihre E-Mails mit HTML zu überladen. Es ist sehr wichtig, den Unterschied zwischen einem mit HTML, Bildern, Links gestalteten Newsletter ... und einer Cold-E-Mail zu erkennen, die hauptsächlich aus Text besteht und darin besteht, im B2B-Bereich Akquise an kalten Kontakten zu betreiben = beide haben nicht dasselbe Ziel.

• Der Newsletter oder die transaktionale E-Mail sollen mit Bildern, Spalten, Farben, Links und allem ausgestattet sein, was es der E-Mail ermöglicht, sich an das grafische Erscheinungsbild des versendenden Unternehmens anzupassen. Der Newsletter oder die transaktionale E-Mail.

• Die Akquise-E-Mails im Cold E-Mailing müssen das Aussehen persönlicher Kommunikation haben, ähnlich den E-Mails, die Sie mit Ihren Angehörigen austauschen, oder den direkten Geschäftsanfragen, die Sie in Ihrem Posteingang erhalten. Ziel ist es, eine einfache Sprache zu verwenden, ohne Schnörkel, einen prägnanten Inhalt, der nicht mehr als ein paar Sätze umfasst.

Erstellen Sie Ihre E-Mail-Templates mit Emelia

Um sicher zu sein, dass Sie nicht im SPAM Ihrer Kontakte landen, kaufen Sie auf keinen Fall vorgefertigte Datenbanken, die Qualität dieser Kontakte lässt oft zu wünschen übrig! Die Grundlage einer guten Cold-E-Mailing-Kampagne ist es, Ihre E-Mails an eine saubere und angereicherte E-Mail-Liste zu versenden. Verwenden Sie dafür die Funktion Email Finder von Emelia.

Nachdem Sie Ihre Daten aus LinkedIn Sales Navigator gescrapt haben (siehe wie Sie LinkedIn Sales Navigator scrapen) erhalten Sie eine Liste von LinkedIn-Profilen. Sie können den direkt in Emelia verfügbaren Scraper verwenden, er ist viel einfacher zu bedienen und ermöglicht es, das natürliche Limit von 2500 extrahierbaren Kontakten zu überschreiten, aber das ist ein Thema für einen anderen Artikel. 

Um diesen Artikel zusammenzufassen: Wenn Sie vermeiden möchten, im Spam zu landen, halten Sie sich an die von den Anti-Spam-Filtern verwendeten Kriterien und wenden Sie qualitativ hochwertige Praktiken an! Personalisieren Sie Ihre E-Mails, verwenden Sie sekundäre Domain-Namen, achten Sie auf die Anzahl der E-Mails, die Sie versenden, und auf die Anzahl der neuen Kontakte pro Tag, und wählen Sie vor allem ein gutes Cold-E-Mailing-Tool wie Emelia.io. Vergessen Sie nicht Ihr Hauptziel, das darin besteht, authentische Beziehungen zu Ihren Interessenten aufzubauen, indem Sie für sie relevante Inhalte bieten.