Wie Sie den Unsubscribe-Link verwenden

In Frankreich unterliegen Cold-Mailing-Kampagnen den Vorgaben der CNIL (Commission de l'Informatique et des Libertés). In Deutschland gelten vergleichbare Regeln aus der DSGVO sowie dem UWG. Für jedes Unternehmen ist es daher wichtig, die Spielregeln zu kennen, einzuhalten und sinnvoll zu nutzen. Der unsubscribe-Link (Abmeldelink) ist ein verpflichtendes Element in Ihren E-Mails. Sehen wir uns gemeinsam an, wozu dieser Link dient und wie Sie ihn rechtskonform einbinden.

Damit Sie den unsubscribe-Link korrekt einsetzen, sollten Sie den regulatorischen Rahmen kennen, in dem er steht. Es geht nicht darum, jede Gesetzespassage im Detail zu zerlegen, sondern die für Cold Mailing relevanten Teile herauszuarbeiten.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO bzw. GDPR) ist ein europäisches Gesetz, das am 25. Mai 2018 in Kraft trat und den Schutz personenbezogener Daten europäischer Bürgerinnen und Bürger stärken soll. Die Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) ist die französische Aufsichtsbehörde für den Schutz personenbezogener Daten. Sie überwacht die Anwendung der DSGVO in Frankreich. In Deutschland übernehmen diese Aufgabe die Bundes- und Landesdatenschutzbehörden.

Im Kern müssen Sie sich merken: Die DSGVO duldet den Versand kommerzieller Nachrichten ohne vorherige Zustimmung der Empfänger grundsätzlich nicht mehr. Man spricht von opt-in.

Die wichtigsten Punkte der DSGVO im Überblick:

• Daten müssen rechtmäßig, fair und transparent verarbeitet werden.

• Erhobene Daten dürfen nur für die Zwecke verwendet werden, für die sie erhoben wurden.

• Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die zur Erreichung der verfolgten Ziele tatsächlich notwendig sind.

• Die Daten müssen korrekt sein und regelmäßig aktualisiert werden.

• Die Daten müssen in einer Form aufbewahrt werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen ermöglicht, und nur so lange wie angemessen.

• Die Daten müssen sicher gespeichert werden.

Angesichts dieser Liste fragen Sie sich vielleicht, ob Cold Mailing überhaupt noch legal ist. Ja, denn für die B2B-E-Mail-Akquise gelten einige Ausnahmen.

Die CNIL hat Ausnahmen für die vorherige Einwilligung im Rahmen von Cold Mailing definiert. In Deutschland erlaubt § 7 UWG zudem die B2B-Direktansprache, sofern ein berechtigtes Interesse vorliegt und die DSGVO-Vorgaben eingehalten werden.

Hier die Liste der Ausnahmen:

• Das Thema Ihrer Cold-Mailing-Kampagne muss in einem Bezug zur beruflichen Tätigkeit der Empfänger stehen. Ein Beispiel: Bei Emelia, unserem Cold-Mailing-Tool, sprechen wir vorrangig Vertriebsleiter, Business Developer oder Growth Marketer an.

• Das Thema der Cold Email betrifft Produkte oder Dienstleistungen, die denen ähneln, die der Empfänger bereits beim gleichen Unternehmen erworben hat. Ein Beispiel: Wenn Emelia ein neues Produkt zum Aufbau von Kontaktlisten herausbringt, darf das Unternehmen seine bestehenden Kunden ohne vorherige Einwilligung darüber informieren.

• Der Empfänger muss nachvollziehen können, wie seine personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

• Der Empfänger muss zwingend eine kostenlose, einfache, direkte und leicht erreichbare Möglichkeit haben, dem weiteren E-Mail-Empfang zu widersprechen.

Genau um diese letzte Bedingung geht es in diesem Artikel.

Zunächst gilt es, zwischen Marketingkampagnen und Cold-Mailing-Kampagnen zu unterscheiden. Bei Marketingkampagnen ist das double opt-in Pflicht. Das bedeutet, dass die Person ausdrücklich zustimmen muss, E-Mails des Unternehmens zu erhalten. Diese Zustimmung wird zum Beispiel bei der Newsletter-Anmeldung oder beim Herunterladen eines Whitepapers erteilt.

In solchen Kampagnen muss der Abmeldelink in jeder E-Mail zugänglich sein. Best Practice ist es, eine Verwaltung der Abonnements anzubieten, damit Empfänger sich nicht von allen Kommunikationen abmelden, sondern nur von denen, die sie nicht mehr interessieren. So gewinnen beide Seiten: das Unternehmen und die Empfänger.

Über den regulatorischen Aspekt hinaus sorgt der Abmeldelink für eine bessere Erfahrung der Empfänger und wirkt sich positiv auf den Ruf des Unternehmens aus. Wer kein Interesse an Ihrem Angebot hat und keinen einfachen Weg findet, den E-Mail-Empfang zu beenden, wird spätestens bei Ihrer vierten oder fünften E-Mail genervt sein. Der unsubscribe-Link senkt das Risiko, als unerwünscht oder Spam markiert zu werden. Eine niedrige Beschwerderate schützt Ihre Absenderreputation und schützt Sie vor Sanktionen seitens Internet Service Provider (ISPs) oder Aufsichtsbehörden wie der CNIL.

Abmeldungen gehören zu den Leistungskennzahlen Ihrer Cold-Mailing-Kampagnen. Eine hohe Abmelderate liefert Hinweise auf das Interesse Ihrer Zielgruppe und sollte Ihnen helfen, Ihr Targeting zu schärfen.

Wenn Sie Ihre Cold-Mailing-Kampagne sauber aufgesetzt haben, sollten Ihre Interessenten Ihre E-Mails nicht als Spam empfinden. Bei Emelia empfehlen wir, von Grund auf intensiv an der Personalisierung zu arbeiten, von der Erstellung der Interessentenliste bis zum Schreiben Ihrer Cold Emails.

Konkret muss der unsubscribe-Link mehrere rechtliche Kriterien erfüllen, damit Sie ihn in Ihre E-Mails einfügen können. Es lohnt sich nicht, ihn mit Tricks zu verstecken, wie zuvor erläutert: Davon hätte niemand etwas. Am Ende dieses Abschnitts teilen wir noch einen Praxistipp mit Ihnen.

• Sichtbarkeit: Der Link muss in der E-Mail klar erkennbar und sichtbar sein. Verwenden Sie keine Schriftgröße unter 8 Punkt. Üblicherweise steht er am Ende der E-Mail. Klarheit: Der Text muss verständlich sein. Nutzen Sie einfache Formulierungen wie "abmelden", "abbestellen" oder "keine weiteren E-Mails erhalten" und das jeweils in der Sprache Ihrer Empfänger.

• Zugänglichkeit: Der Link muss für alle verständlich sein, auch für Personen, die Hilfssoftware nutzen.

• Bedienkomfort: Der Abmeldeprozess muss einfach und schnell sein. Verzichten Sie auf mehrstufige Abläufe und fragen Sie keine zusätzlichen Informationen ab. Best Practice ist eine 1-Klick-Abmeldung mit einer Bestätigungsmeldung, dass die Anfrage berücksichtigt wurde.

• Zuverlässigkeit: Der Link muss gültig sein und in jedem Fall einwandfrei funktionieren. Stellen Sie sicher, dass ein Kontakt, der auf den unsubscribe-Link geklickt hat, gemäß seinem Wunsch wirklich keine weiteren E-Mails mehr erhält.

• Vertraulichkeit: Der Abmeldeprozess muss die Vertraulichkeit der Nutzerdaten wahren. Vermeiden Sie es, E-Mail-Adressen an Dritte weiterzugeben.

Um all diese Kriterien leichter zu erfüllen, können Sie ein Cold-Mailing-Tool wie Emelia nutzen , das abgemeldete Kontakte verwaltet und sicherstellt, dass diese in Ihren Kampagnen nicht mehr verwendet werden.

Der unsubscribe-Link wird häufig am Ende der E-Mail platziert. Es ist nicht notwendig, ihn gleich zu Beginn hervorzuheben. Ziel ist, dass der Empfänger zuerst den Inhalt der E-Mail wahrnimmt. Den Link am Ende der E-Mail zu platzieren und ihn optisch vom restlichen Inhalt abzusetzen, sorgt für bessere Sichtbarkeit.

Der Link sollte eine angemessene Schriftgröße und eine gut lesbare Farbe haben. Sie können die üblichen Eigenschaften Ihrer Hyperlinks beibehalten. Achten Sie außerdem darauf, den Text an die Sprache Ihrer Empfänger anzupassen, insbesondere bei internationalen Cold-Mailing-Kampagnen.

Wir empfehlen, den Text des unsubscribe-Links durch eine deutlich natürlichere und an den Kontext Ihrer E-Mail angepasste Formulierung zu ersetzen. Zum Beispiel: "PS: Wenn Sie keine weiteren E-Mails von mir erhalten möchten, lassen Sie es mich einfach wissen". Achten Sie darauf, dass die Formulierung klar bleibt.

Testen Sie schließlich vor dem Versand Ihrer Cold-Mailing-Sequenz den unsubscribe-Link, um sicherzustellen, dass er einwandfrei funktioniert und in jedem Browser auf eine funktionierende Abmeldeseite führt.

Wenn Sie diese wenigen Best Practices befolgen, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen rechtskonform arbeitet und eine bessere Nutzererfahrung bietet.

Wir möchten Sie ermutigen, diese Pflicht als Chance zu sehen, nämlich Ihre Cold-Mailing-Kampagnen zu verbessern und bessere Ergebnisse zu erzielen.

In einer Cold-Mailing-Kampagne ist Ihr Ziel, das Engagement der Empfänger zu steigern. Performance-Tracking und die Analyse der Abmeldedaten helfen Ihnen, Ihre Kampagne genau in diese Richtung zu optimieren.

Um die Abmelderate zu berechnen, teilen Sie die Anzahl der Abmeldungen durch die Gesamtzahl der versendeten E-Mails. Dieser Indikator zeigt Ihnen die Wirksamkeit Ihrer Kampagnen. Zwei Hauptprobleme lassen sich daraus ableiten: nicht die richtige Botschaft oder nicht die richtige Zielgruppe.

In Marketingkampagnen ist es sinnvoll, nach dem Grund der Abmeldung zu fragen. Häufige Gründe sind: "Inhalt uninteressant", "zu hohe Versandfrequenz", "technische Probleme"... Auf Basis dieses Feedbacks haben Sie konkrete Anhaltspunkte, um Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten. Wie bereits erwähnt, ist es bei Cold-Mailing-Kampagnen besser, im Abmeldeprozess keinen zusätzlichen Schritt einzubauen.

Je nach den Daten, die Sie über Ihre Kontakte besitzen, können Sie die Abmeldungen auswerten und segmentieren. So erkennen Sie die Gruppen mit der höchsten Abmeldebereitschaft und können Ihr Vorgehen entsprechend anpassen.

Vergleichen Sie nach mehreren Kampagnen deren Performance anhand der Abmelderate. So leiten Sie die für Ihr Unternehmen besten Vorgehensweisen ab und identifizieren Einflussfaktoren wie Versandzeitpunkt, E-Mail-Design, Textlänge, Betreff oder Personalisierung.

Mit einem Prozess der kontinuierlichen Verbesserung erkennen Sie die Stärken und Schwächen Ihrer Cold-Mailing-Kampagnen und passen Ihre Strategie an, um Ihre Performance zu steigern.

Je individueller Ihre Gesamtansprache ist, desto weniger Abmeldungen werden Sie erhalten. Im Cold Mailing ist Personalisierung entscheidend. Umso mehr, als die Empfänger heute Mass-Mailing-Kampagnen (Versand derselben E-Mail an eine große Personenzahl), die wie Spam wirken, gewohnt und überdrüssig sind.

Für den Start Ihrer Cold-Mailing-Kampagnen können Sie folgende Tipps beherzigen:

• Sprechen Sie die richtigen Personen an, indem Sie beim Aufbau Ihrer Interessentenliste die passenden Filter in LinkedIn Sales Navigator nutzen (Branche, Dauer der Unternehmenszugehörigkeit usw.)

• Erstellen Sie hochwertige Inhalte, die zu den Merkmalen Ihrer Kontaktliste passen

• Nutzen Sie Variablen, um jede E-Mail mit den Daten zu personalisieren, die Sie in Ihrer Prospecting-Datei hinterlegt haben

• Arbeiten Sie für jeden Kontakt einen Icebreaker aus und fügen Sie ihn per Variable in Ihre E-Mail ein

• Finden Sie den richtigen Versandrhythmus Ihrer E-Mail-Sequenz, indem Sie den Abstand zwischen den E-Mails und die Anzahl der Nachrichten in der Sequenz testen

• Feilen Sie an Ihren Betreffzeilen, damit die Empfänger die E-Mail öffnen, und bleiben Sie dabei stets im Einklang mit deren Inhalt

• Bleiben Sie transparent und ehrlich, was den Charakter Ihrer E-Mails und die Gründe Ihrer Kontaktaufnahme betrifft. Manipulative oder irreführende Techniken schaden dem Ruf Ihres Unternehmens und zerstören von Anfang an das Vertrauen Ihrer Interessenten.

Mit dieser personalisierten Vorgehensweise verringern Sie Abmeldungen deutlich und steigern das Engagement Ihrer Interessenten.

Wenn sich die Gelegenheit ergibt, können Sie auch das Gespräch mit Personen suchen, die Ihnen mitgeteilt haben, kein Interesse an Ihrem Angebot zu haben. So verstehen Sie deren Erwartungen und Bedürfnisse besser. Dank dieser Rückmeldungen lässt sich Ihre Cold-Mailing-Strategie weiter verbessern.

Die Verwendung des unsubscribe-Links in einer Cold-Mailing-Sequenz ist entscheidend, um die Vorgaben der CNIL und der DSGVO einzuhalten. Wenn Sie die Best Practices für die Integration dieses Links in Ihren E-Mails befolgen und Ihre Kampagnen passend zu Ihren Interessenten personalisieren, verringern Sie Abmeldungen und steigern das Engagement Ihrer Empfänger.

Sie sollten die Relevanz der Inhalte, die Personalisierung der Nachrichten und die Versandfrequenz Ihrer E-Mails nicht vernachlässigen. Mit einer regelmäßigen Analyse der Abmeldedaten und der zentralen Leistungskennzahlen (KPIs) optimieren Sie Ihre Kampagnen fortlaufend, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

Kurz gesagt: Ein respektvoller, transparenter und auf die Bedürfnisse Ihrer Interessenten ausgerichteter Ansatz hilft Ihnen nicht nur, die geltenden Regeln einzuhalten, sondern auch das Vertrauen in Ihre Marke zu stärken und die Leistung Ihrer Cold-Mailing-Kampagnen zu verbessern.