¿Cuántos emails puedes enviar antes de ser considerado spam?

Cómo garantizar que tus esfuerzos de cold emailing no sean bloqueados por los filtros antispam de los proveedores. Cómo asegurarte de la entregabilidad de tus emails. El spam es una comunicación no solicitada y no deseada, se identifica de dos maneras: por los filtros automáticos de los servidores de correo y por los reportes manuales de los destinatarios. En este artículo, descubre los pasos esenciales para evitar que tus campañas de cold emailing terminen en el spam de tus destinatarios.

NB: este artículo trata sobre el spam en el contexto de campañas de cold emailing, y no de campañas tipo newsletter realizadas con Brevo, Mailchimp, etc. En cold emailing, tus campañas se envían desde tu propio proveedor a diferencia de las herramientas de emailing clásicas.

Al ser considerado como SPAM corres el riesgo de:

• Dañar la reputación de tu dominio a largo plazo

• Impactar tu entregabilidad

• Perder prospectos potenciales

• Perder tu dinero

• Perder tu tiempo

Para evitar terminar en el SPAM, es importante respetar ciertos límites de envíos por día. Es un parámetro al que tienes acceso desde tu herramienta de cold emailing Emelia:

En efecto, tu proveedor verifica la cantidad de envíos cada día, pero también la cantidad de nuevos contactos cada día. Emelia permite configurar estas dos variables. Es importante recordarlo porque tu proveedor sabe diferenciar entre la cantidad de nuevos contactos por día y la cantidad total de envíos por día.

Por eso se recomienda encarecidamente no superar el envío de 50 nuevos contactos por día: es decir, 50 envíos adicionales a los envíos ya planificados. Y limitar la cantidad total de emails enviados en un día a 150 (todas las secuencias de emails combinadas) bien distribuidos a lo largo del día, según los rangos horarios de envío (un rango amplio de 9h a 17h por ejemplo y no un rango corto de 18h a 19h que provocaría un exceso del límite de envío del lado del proveedor)

• Por ejemplo, si tienes un listado de 500 emails, vamos a comenzar el primer día de la campaña enviando tu primera etapa (primer mensaje) a los 50 primeros de la lista, luego cuando se active la segunda etapa (por ejemplo 3 días después), vamos a enviar la segunda etapa (follow up) a 50 nuevos contactos adicionales además de los 50 de la primera etapa. El objetivo es no superar los 150 emails/día contando todas las etapas. Y esto, respetando el timing de cada una de tus etapas, sin terminar con un desfase de etapa por culpa del límite diario.

¿Por qué estas limitaciones? Más allá de estas cuotas, los servidores de correo entenderán rápidamente que ya no se trata de un simple humano enviando manualmente emails desde su bandeja de entrada, sino de un sistema automatizado que se esconde detrás. Lo que significa que tienes una alta probabilidad de ser filtrado al SPAM. Más vale jugar según las reglas y mantener un enfoque metódico y razonable en tus campañas de cold emailing.

La cantidad de emails enviados no es la única regla a respetar para no caer en el SPAM de tus destinatarios. Hay que tomar en cuenta el proveedor (los más adecuados para campañas de cold emailing son Microsoft y Google Workspace), la configuración SPF, DKIM y DMARC, el warmup de email, el spin text, las palabras SPAM, el uso de HTML en el cuerpo del email, … si quieres asegurarte de no ser considerado como SPAM, sigue leyendo este artículo.

Emelia fue una de las primeras herramientas de cold emailing en ofrecer la función multi-sender que permite conectar varias casillas de email a la misma campaña. ¿Por qué? Porque si quieres maximizar tu estrategia de cold emailing sin caer en el SPAM de tus destinatarios, rápidamente te vas a topar con el límite de envíos diarios recomendados. Con el multi-sender puedes enviar más rápido tus campañas a más futuros clientes potenciales. Así que sí, hoy la mayoría de las herramientas de cold emailing ofrecen la función multi-sender, pero en Emelia te garantizamos la calidad al mejor precio del mercado.

Para configurar tus direcciones de email en Emelia, ve a la pestaña "Email de envío" de tu campaña después de haber conectado todas tus direcciones. Simplemente marca la casilla "Seleccionar varias direcciones de email", luego elige las que quieres usar y guarda.

Aquí algunos puntos importantes a recordar cuando pasas al modo multi-sender:

• En los ajustes generales, la cantidad de emails a definir corresponde ahora a la cantidad por dirección de email y ya no al total.

• El seguimiento de dominio es específico para cada dirección de email. Por lo tanto, si usas direcciones como niels@emelia.io y niels@emelia.app, cada una necesita su propio seguimiento.

• Las firmas también son específicas para cada dirección de email. Asegúrate de configurarlas individualmente en los parámetros de cada casilla de email e incluir la variable firma en tus emails.

• Atención, en caso de desconexión de una de tus casillas de email, las tareas serán automáticamente redistribuidas a las otras.

Comprar diferentes nombres de dominio te ayudará a mejorar tu entregabilidad y a evitar los filtros antispam de los proveedores. Una verdadera manera de proteger la reputación de tu dominio principal. La idea es cambiar el nombre de dominio usado para enviar tus campañas, puedes crear diferentes variaciones de nombre de dominio que siempre redirijan a la misma cuenta de email.

Por ejemplo, nuestro dominio principal es "emelia.io", las variantes que podríamos crear serían "getemelia.com" o "emelia.net". Estas variantes son menores, pero pueden marcar una diferencia significativa en la forma en que tus emails son percibidos por los filtros antispam.

Cuando uses un dominio diferente para la prospección, piensa en crear una redirección hacia tu dominio principal. Así, si un prospecto intenta acceder al dominio desde su navegador, será redirigido a tu sitio principal para una experiencia de usuario óptima. Por ejemplo, si buscas emelia.app serás redirigido a emelia.io.

La elección del proveedor es muy importante para evitar que tus emails sean relegados al SPAM. Se reconoce que Microsoft 365 y Google Workspace son los proveedores más relevantes y ofrecen la mejor entregabilidad para llevar a cabo una estrategia de cold emailing. ¿Por qué esta preferencia? Es simple: en el mundo profesional, la mayoría de los usuarios están acostumbrados a usar Google Workspace o Microsoft 365 en el marco de sus actividades diarias. Al optar por el mismo proveedor que el de tus destinatarios, te aseguras una ventaja en términos de entregabilidad. Es un poco como establecer un vínculo directo y familiar con tu público objetivo, lo que puede influir en el éxito de tu campaña de emailing.

Google Workspace está empezando a limitar algunos parámetros, te aconsejamos más bien Microsoft 365. Y, si no tienes un gran presupuesto, otros proveedores como Namecheap ofrecen una casilla de email gratis los dos primeros meses y luego a 1€ por mes.

Sobre el email de envío, la regla básica es simple: usa un email profesional. Olvida las direcciones en @gmail, @outlook y otros equivalentes. Opta por una dirección vinculada a tu nombre de dominio principal o a una variación de dominio. Es una manera de reforzar tu credibilidad y dar a tus emails un aspecto más legítimo a los ojos de los destinatarios.

A primera vista, el uso de tu nombre de dominio principal en el marco de tu estrategia de cold emailing presentaría una ventaja. Al aprovechar tu propio nombre de dominio, capitalizarías su reputación ya existente, así como la del email asociado y de la dirección IP. Lo que puede asegurarte desde el principio una entregabilidad interesante de tus campañas de cold emailing. PERO, el problema es que si los parámetros de tu campaña están mal configurados o si por X o Y razones la campaña no se desarrolla como estaba previsto y terminas en SPAM, pones en peligro la reputación no solo de tu dirección de email, sino también de tu dominio y de tu dirección IP.

Y, si terminas en lista negra, se complica. Puedes intentar que te quiten de esa lista, pero generalmente, solo dispones de una o dos oportunidades. Corres el riesgo de perder la reputación positiva adquirida por tu dominio.

Tomar otro dominio para hacer tus campañas de cold emailing es muy recomendable, evitarás una situación incómoda y podrás, en caso de problema, configurar una nueva dirección de email de envío. Y en todo caso, si quieres enviar un volumen de emails mayor a 150/día, deberás usar la función multi-sender de tu herramienta de cold emailing para poder configurar varias direcciones de email y distribuir de manera equilibrada tus envíos.

Te recomendamos optar por un dominio distinto cuando lances tus campañas de cold emailing. Esta precaución puede evitarte problemas y ofrecerte una solución de respaldo en caso de inconveniente. Al usar un dominio dedicado para tus envíos de emails, creas una barrera de seguridad adicional entre tus campañas y tu dominio principal. En caso de problema de reputación vinculado a tus envíos de emails, podrás configurar una nueva dirección de email de envío sin "dañar" la reputación de tu dominio principal.

Los dos principales proveedores a evitar son o2switch y Zoho:

• O2switch porque bloquea tus envíos en cuanto detectan algún tipo de automatización.

• Si creas varios dominios y casillas de email y los usas todos con fines de automatización, Zoho podría detectarte y bloquearte rápidamente.

Estos protocolos de autenticación son muy importantes de configurar en tu proveedor para certificar tus emails, para más información dirígete a nuestro artículo dedicado. Normalmente se hace automáticamente en Google Workspace y Microsoft, pero según el proveedor puede que tengas que configurarlos.

DMARC, que no era primordial hace unos meses, se vuelve esencial en la configuración de una campaña de cold emailing. DMARC es el acrónimo de "Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance". En claro, se trata de un protocolo de seguridad y autenticación de emails. Su objetivo es proteger los dominios de correo contra amenazas como la suplantación de identidad, el phishing y otros ataques basados en emails. Al implementar DMARC, refuerzas la seguridad de tus emails y reduces los riesgos.

El SPF (Sender Policy Framework) designa un registro que se presenta en forma de un archivo TXT integrado en los parámetros DNS de tu dominio. Su rol es enumerar todos los servidores autorizados a expedir emails usando tu nombre de dominio. El SPF constituye una barrera de protección importante, impidiendo cualquier uso abusivo de tu dominio con fines de spam o de envío de emails maliciosos. El SPF es un poco como el guardián de la reputación de tu dominio.

El DKIM (DomainKeys Identified Mail) es un método de validación de emails que implica añadir un registro TXT adicional en los parámetros DNS de tu dominio. Este registro contiene una clave pública específica que los servidores de correo de los destinatarios usan para autenticar el origen de los mensajes provenientes de tu dominio. Es así como los destinatarios de emails se aseguran de que los emails que reciben de tu parte son verdaderos y legítimos, y no han sido falsificados durante el envío.

El warmup (o calentamiento de emails) es un componente esencial de tu estrategia de cold emailing. Como has entendido, la reputación de tu email de envío es muy importante para evitar caer en el SPAM de tus destinatarios. Pero si creas una nueva dirección de email especialmente para tu estrategia de cold emailing, tu email estará flamante y no tendrá ningún historial de envío y una reputación que construir desde cero. ¡Ahí es donde interviene el warmup (calentador de email)! Para mejorar la reputación de tu email frente a los proveedores, el warmup envía y recibe emails en tu casilla de email para simular actividad, calentar tu casilla de email y por tanto mejorar la reputación de tu dirección de email. Existen numerosas herramientas de warmup, pero Emelia lo ofrece directamente integrado en su herramienta de cold emailing.

Una "spam word" es una palabra o expresión que será directamente detectada por los filtros antispam de las casillas de email. Los proveedores escrutan estas palabras para detectar y bloquear los mensajes sospechosos. El uso de términos demasiado insistentes o exagerados puede afectar negativamente el engagement de los destinatarios y aumentar tus posibilidades de caer en Spam. Es importante seleccionar tus palabras con cuidado para optimizar la entregabilidad de tus emails. Aquí una lista no exhaustiva de las palabras a evitar:

• Prueba gratis

• Exclusivamente

• Ganar dinero

• Gratis

• Gratuitamente

• Inscripción gratuita

• Menos de 50%

• Oferta especial

• Sin cargos

• Precio imbatible

• Promoción

• Código de acceso

• Deal

• Identidad

• Oferta excepcional

• Sin estafa

• Sin costos ocultos

• No es spam

La lista de spam words es mucho más larga que esta, pero lo que hay que recordar es que todas las palabras un poco demasiado "vendedoras" son consideradas como spam word. Folderly.com es una excelente herramienta para probar tu email y evitar todas las palabras "agresivas" desde un punto de vista comercial.

El spin text o "texto rotativo" permite una ultra personalización de cada uno de tus emails enviados, y como sabes, la personalización es la base de una campaña de cold emailing exitosa. ¡Para ganar tiempo en la redacción de tus emails pídele a ChatGPT que te proporcione spintext!

Ejemplo de Spin Text generado por ChatGPT:

Con las variaciones proporcionadas en el texto del email, hay un total de 262.144 combinaciones posibles. Lo que significa que puedes generar 262.144 versiones diferentes de este email usando las opciones de spintext incluidas. Más que suficiente para enviar un email personalizado a cada uno de tus contactos gracias al spintext!

Evita sobrecargar tus emails con HTML. Es muy importante diferenciar bien entre una newsletter diseñada con HTML, imágenes, enlaces … y un email de cold emailing que contiene esencialmente texto, que consiste en hacer prospección en B2B sobre contactos fríos = los dos no tienen el mismo objetivo.

• la newsletter o el email transaccional se quieren adornados con imágenes, columnas, colores, enlaces y todo lo que pueda permitir al email pegarse a la línea gráfica de la empresa remitente. la newsletter o el email transaccional.

• los emails de prospección cold emailing deben tener la apariencia de comunicaciones personales, similares a los correos intercambiados con tus cercanos o a las solicitudes comerciales directas que recibes en tu bandeja de entrada. El objetivo es usar un lenguaje simple, sin adornos, un contenido conciso que no supere algunas frases.

Crea tus templates de email con Emelia

Para asegurarte de no caer en el SPAM de tus contactos, sobre todo no compres bases de datos prefabricadas, ¡la calidad de esos contactos suele dejar mucho que desear! La base de una buena campaña de cold emailing es enviar tus emails a un listado de emails limpios y enriquecidos. Y para hacerlo, usa la función Email Finder de Emelia.

Después de haber hecho scraping de tus datos de LinkedIn Sales Navigator (ver cómo hacer scraping de LinkedIn Sales Navigator) obtienes una de perfiles de LinkedIn puedes usar el scraper disponible directamente en Emelia, es mucho más fácil de usar y permite superar el límite natural de 2500 contactos extraíbles, pero eso es un tema para otro artículo.

Para resumir este artículo, si quieres evitar caer en spam respeta los criterios usados por los filtros antispam y adopta prácticas de calidad. Personaliza tus emails, usa nombres de dominio secundarios, ten cuidado con la cantidad de emails que envías y con la cantidad de nuevos contactos por día, y sobre todo elige una buena herramienta de cold emailing como Emelia.io. No olvides tu objetivo principal que es establecer relaciones auténticas con tus prospectos, ofreciendo un contenido relevante a sus ojos.