Quantos e-mails você pode enviar antes de ser considerado spam?

Como garantir que seus esforços de cold emailing não sejam bloqueados pelos filtros anti-spam dos provedores? Como ter certeza da entregabilidade dos seus emails? O spam é uma comunicação não solicitada e indesejada, identificada de duas maneiras: pelos filtros automáticos dos servidores de email e pelas denúncias manuais dos destinatários. Neste artigo, descubra as etapas essenciais para evitar que suas campanhas de cold emailing terminem nos spams dos seus destinatários.

OBS: este artigo trata de spams no contexto de campanhas de cold emailing, e não de campanhas tipo newsletter realizadas com Brevo, Mailchimp, etc. No cold emailing, suas campanhas são enviadas a partir do seu próprio provedor, diferentemente das ferramentas clássicas de emailing.

Sendo considerado SPAM, você corre o risco de:

• Manchar a reputação do seu domínio a longo prazo

• Impactar sua entregabilidade

• Perder prospects potenciais

• Perder seu dinheiro

• Perder seu tempo

Para evitar acabar nos SPAMS, é importante respeitar certos limites de envio por dia. É um parâmetro ao qual você tem acesso a partir da sua ferramenta de cold emailing Emelia:

De fato, seu provedor verifica o número de envios a cada dia, mas também o número de novos contatos a cada dia. A Emelia permite configurar essas duas variáveis. É importante lembrar, pois seu provedor sabe diferenciar entre o número de novos contatos por dia e o número total de envios por dia.

Por isso, é fortemente recomendado não ultrapassar o envio de 50 novos contatos por dia: ou seja, 50 envios adicionais aos envios já agendados. E limitar o número total de emails enviados em um dia a 150 (todas as sequências de emails somadas) bem distribuídos ao longo do dia, em função das faixas horárias de envio (faixa horária ampla das 9h às 17h, por exemplo, e não uma faixa curta das 18h às 19h, que provocaria um estouro do limite de envio pelo provedor)

• Por exemplo, se você tem uma lista de 500 emails, vamos começar no primeiro dia da campanha enviando sua primeira etapa (primeira mensagem) para os 50 primeiros da lista, depois, quando a segunda etapa for disparada (por exemplo, 3 dias depois), vamos enviar a segunda etapa (follow up) para 50 outros novos contatos além dos 50 da primeira etapa. O objetivo é não ultrapassar os 150 emails/dia com todas as etapas somadas. E isso respeitando o timing de cada uma das suas etapas, sem acabar com um descompasso de etapa por causa do limite diário.

Por que essas limitações? Acima desses limites, os servidores de email rapidamente vão entender que não se trata mais de um simples humano enviando emails manualmente da sua caixa de entrada, mas sim de um sistema automatizado por trás. O que significa que você tem uma alta probabilidade de acabar filtrado nos SPAMS. Melhor jogar conforme as regras e manter uma abordagem metódica e razoável nas suas campanhas de cold emailing.

O número de emails enviados não é a única regra a respeitar para não cair no SPAM dos seus destinatários. É preciso levar em conta o provedor (os mais adequados para campanhas de cold emailing são Microsoft e Google Workspace), a configuração de SPF, DKIM e DMARC, o warmup do email, o spin text, as SPAM Words, o uso de HTML no corpo do email... se você quer ter certeza de não ser considerado SPAM, continue lendo este artigo.

A Emelia foi uma das primeiras ferramentas de cold emailing a oferecer a funcionalidade de multi-sender, que dá a possibilidade de conectar várias caixas de email à mesma campanha. Por quê? Porque se você quer maximizar sua estratégia de cold emailing sem cair nos SPAMS dos seus destinatários, vai rapidamente se ver limitado pelo limite de envios diários recomendados. Com o multi-sender, você pode enviar suas campanhas mais rapidamente para mais futuros clientes potenciais. Sim, hoje a maioria das ferramentas de cold emailing oferece a feature multi-sender, mas na Emelia garantimos qualidade ao melhor preço do mercado.

Para configurar seus endereços de email na Emelia, acesse a aba "Email de envio" da sua campanha depois de ter conectado todos os seus endereços. Basta marcar a caixa "Selecionar vários endereços de email", depois escolher os que você deseja usar e salvar.

Aqui estão alguns pontos importantes a lembrar quando você passa para o modo multi-sender:

• Nas configurações gerais, o número de emails a definir corresponde agora ao número por endereço de email e não mais ao total.

• O rastreamento de domínio é específico de cada endereço de email. Portanto, se você usa endereços como niels@emelia.io e niels@emelia.app, cada um requer seu próprio rastreamento.

• As assinaturas também são específicas de cada endereço de email. Certifique-se de configurá-las individualmente nas configurações de cada caixa de email e incluir a variável assinatura nos seus emails.

• Atenção, em caso de desconexão de uma das suas caixas de email, as tarefas serão automaticamente redistribuídas para as outras.

Comprar nomes de domínio diferentes vai ajudar você a melhorar sua entregabilidade e evitar os filtros anti-spam dos provedores. Uma forma real de proteger a reputação do seu domínio principal. A ideia é mudar o nome de domínio usado para enviar suas campanhas, você pode criar diferentes variações de nome de domínio que sempre apontam para a mesma conta de email.

Por exemplo, nosso domínio principal é "emelia.io", as variantes que podemos criar seriam "getemelia.com" ou "emelia.net". Essas variantes são pequenas, mas podem fazer uma diferença significativa na forma como seus emails são percebidos pelos filtros anti-spam.

Quando você usa um domínio diferente para a prospecção, lembre-se de criar um redirecionamento para o seu domínio principal. Assim, se um prospect tentar acessar o domínio pelo navegador, ele será redirecionado para o seu site principal para uma experiência de usuário otimizada. Por exemplo, se você procurar emelia.app, será redirecionado para emelia.io.

A escolha do provedor é muito importante para evitar ver seus emails relegados ao status de SPAM. É reconhecido que Microsoft 365 e Google Workspace são os provedores mais relevantes e que oferecem a melhor entregabilidade para conduzir uma estratégia de cold emailing. Por que essa preferência? É simples: no mundo profissional, a maioria dos usuários está acostumada a usar Google Workspace ou Microsoft 365 no contexto das suas atividades diárias. Ao optar pelo mesmo provedor dos seus destinatários, você garante uma vantagem em termos de entregabilidade. É um pouco como estabelecer um vínculo direto e familiar com seu público-alvo, o que pode influenciar o sucesso da sua campanha de emailing.

O Google Workspace começa a limitar alguns parâmetros, recomendamos mais o Microsoft 365. E, se você não tem um grande orçamento, outros provedores como Namecheap oferecem uma caixa de email gratuita nos dois primeiros meses e depois por 1€ por mês.

Sobre o email de envio, a regra básica é simples: use um email profissional. Esqueça os endereços @gmail, @outlook e outros equivalentes. Opte por um endereço vinculado ao seu nome de domínio principal ou a uma variação de domínio. É uma maneira de reforçar sua credibilidade e dar aos seus emails uma aparência mais legítima aos olhos dos destinatários.

À primeira vista, usar seu nome de domínio principal no contexto da sua estratégia de cold emailing teria uma vantagem. Ao explorar seu próprio nome de domínio, você capitalizaria sobre a reputação já existente, assim como sobre a do email associado e do endereço IP. O que pode garantir desde o início uma entregabilidade interessante das suas campanhas de cold emailing. MAS, o problema é que se os parâmetros da sua campanha estiverem mal configurados ou se por X ou Y motivos a campanha não correr como previsto e você acabar no SPAM, você coloca em risco a reputação não só do seu endereço de email, mas também do seu domínio e do seu endereço IP.

E, se você acabar na blacklist, fica complicado. Você pode tentar ser removido dessa lista, mas geralmente só tem uma ou duas chances. Você corre o risco de perder a reputação positiva conquistada pelo seu domínio.

Usar outro domínio para fazer suas campanhas de cold emailing é recomendado mesmo assim, você vai evitar uma situação chata e poderá, em caso de problema, configurar um novo endereço de email de envio. E em todo caso, se você deseja enviar um volume de email maior que 150/dia, terá que usar a funcionalidade multi-sender da sua ferramenta de cold emailing para conseguir configurar vários endereços de email e distribuir de maneira equilibrada seus envios.

Recomendamos que você opte por um domínio distinto ao lançar suas campanhas de cold emailing. Essa precaução pode evitar problemas e oferecer uma solução de backup em caso de imprevisto. Ao usar um domínio dedicado para seus envios de emails, você cria uma barreira de segurança adicional entre suas campanhas e seu domínio principal. Em caso de problema de reputação ligado aos seus envios de emails, você poderá configurar um novo endereço de email de envio sem "prejudicar" a reputação do seu domínio principal.

Os dois principais provedores a evitar são o o2switch e o Zoho:

• O2switch porque bloqueia seus envios assim que detecta alguma forma de automação.

• Se você cria várias caixas de email e domínios e usa todos para fins de automação, o Zoho corre o risco de te detectar e te bloquear rapidamente.

Esses protocolos de autenticação são muito importantes de configurar no seu provedor para certificar seus emails. Para mais informações, consulte nosso artigo dedicado. Normalmente isso é feito automaticamente pelo Google Workspace e pela Microsoft, mas dependendo do provedor pode ser que você precise configurá-los.

DMARC, que não era essencial há alguns meses, está se tornando indispensável na configuração de uma campanha de cold emailing. DMARC é a sigla de "Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance". Em resumo, trata-se de um protocolo de segurança e autenticação de emails. Seu objetivo é proteger os domínios de email contra ameaças como falsificação de identidade, phishing e outros ataques baseados em emails. Ao implementar o DMARC, você reforça a segurança dos seus emails e reduz os riscos.

O SPF (Sender Policy Framework) designa um registro que se apresenta na forma de um arquivo TXT integrado às configurações DNS do seu domínio. Seu papel é listar todos os servidores autorizados a enviar emails usando seu nome de domínio. O SPF constitui uma barreira de proteção importante, impedindo qualquer uso abusivo do seu domínio para fins de spam ou envio de emails maliciosos. O SPF é um pouco como o guardião da reputação do seu domínio.

O DKIM (DomainKeys Identified Mail) é um método de validação de emails que envolve a adição de um registro TXT adicional nas configurações DNS do seu domínio. Esse registro contém uma chave pública específica que os servidores de email dos destinatários usam para autenticar a origem das mensagens provenientes do seu domínio. É assim que os destinatários têm certeza de que os emails recebidos da sua parte são verdadeiros e legítimos, e não foram falsificados durante o envio.

O warmup (ou aquecimento de emails) é um componente essencial da sua estratégia de cold emailing. Você já entendeu, a reputação do seu email de envio é muito importante para evitar cair nos SPAMS dos seus destinatários. Mas se você cria um novo endereço de email especialmente para sua estratégia de cold emailing, seu email estará novinho em folha e não terá nenhum histórico de envio e uma reputação para construir do zero. É aí que entra o warmup (aquecedor de email)! Para melhorar a reputação do seu email junto aos provedores, o warmup envia e recebe emails na sua caixa de email para simular uma atividade, aquecer sua caixa de email e, portanto, melhorar a reputação do seu endereço de email. Existem muitas ferramentas de warmup, mas a Emelia oferece diretamente integrada à sua ferramenta de cold emailing.

Uma "spam word" é uma palavra ou expressão que será diretamente identificada pelos filtros anti-spam das caixas de email. Os provedores escaneiam essas palavras para detectar e bloquear mensagens suspeitas. O uso de termos muito insistentes ou exagerados pode afetar negativamente o engajamento dos destinatários e aumentar suas chances de cair em Spam. É importante selecionar suas palavras com cuidado para otimizar a entregabilidade dos seus emails. Veja uma lista não exaustiva das palavras a evitar:

• Teste grátis

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• Sem custos ocultos

• Não é spam

A lista de spam words é muito mais longa que essa, mas o que é preciso lembrar é que todas as palavras um pouco "vendedoras" demais são consideradas spam words. Folderly.com é uma ótima ferramenta para testar seu email e evitar todas as palavras "agressivas" do ponto de vista comercial.

O spin text ou "texto rotativo" permite uma ultra personalização de cada um dos seus emails enviados, e você sabe, a personalização é a base de uma campanha de cold emailing bem-sucedida. Para ganhar tempo na redação dos seus emails, peça ao ChatGPT para fornecer spintext!

Exemplo de Spin Text gerado pelo ChatGPT:

Com as variações fornecidas no texto do email, há um total de 262.144 combinações possíveis. O que significa que você pode gerar 262.144 versões diferentes desse email usando as opções de spintext incluídas. Mais do que suficiente para enviar um email personalizado para cada um dos seus contatos graças ao spintext!

Evite sobrecarregar seus emails com HTML. É muito importante diferenciar bem entre uma newsletter projetada com HTML, imagens, links... e um email de cold emailing que contém essencialmente texto, que consiste em fazer prospecção B2B em contatos frios = os dois não têm o mesmo objetivo.

• a newsletter ou o email transacional pretendem ser enfeitados com imagens, colunas, cores, links e tudo o que possa permitir ao email aderir à identidade visual da empresa remetente. a newsletter ou o email transacional.

• os emails de prospecção cold emailing devem ter a aparência de comunicações pessoais, semelhantes aos emails trocados com seus próximos ou aos pedidos comerciais diretos que você recebe na sua caixa de entrada. O objetivo é usar uma linguagem simples, sem firulas, um conteúdo conciso que não passe de algumas frases.

Crie seus templates de Emails com a Emelia

Para ter certeza de não cair nos SPAMS dos seus contatos, não compre de jeito nenhum uma base de dados pronta, a qualidade desses contatos geralmente deixa a desejar! A base de uma boa campanha de cold emailing é enviar seus emails para uma lista de emails limpos e enriquecidos. E para isso, use a função Email Finder da Emelia.

Depois de fazer o scraping dos seus dados do LinkedIn Sales Navigator (veja como fazer scraping do LinkedIn Sales Navigator) você obtém uma lista de perfis do LinkedIn, você pode usar o scraper disponível diretamente na Emelia, ele é muito mais fácil de usar e permite ultrapassar o limite natural dos 2500 contatos extraíveis, mas isso é assunto para outro artigo.

Resumindo este artigo, se você quer evitar cair em spam, respeite os critérios usados pelos filtros anti-spam e adote práticas de qualidade! Personalize seus emails, use nomes de domínio secundários, preste atenção ao número de emails que você envia e ao número de novos contatos por dia, e principalmente escolha uma boa ferramenta de cold emailing como Emelia.io. Não esqueça seu objetivo principal, que é estabelecer relações autênticas com seus prospects, oferecendo um conteúdo relevante aos olhos deles.