Combien d'emails pouvez-vous envoyer avant d'être considéré comme spam?

Comment garantir que vos efforts de cold emailing ne soient pas bloqués par les filtres anti-spam des hébergeurs ? Comment être sûr de la délivrabilité de vos emails ? Le spam est une communication non sollicitée et non désirée, il est identifié de deux manières : par les filtres automatiques des serveurs de messagerie et par les signalements manuels des destinataires. Dans cet article, découvrez les étapes essentielles pour éviter que vos campagnes de cold emailing ne finissent dans les spams de vos destinataires.

NB : cet article traite de spams dans le cadre de campagne de cold emailing, et non de campagne de type newsletter réalisée avec Brevo, Mailchimp, etc. En Cold emailing, vos campagnes sont envoyées à partir de votre propre hébergeur contrairement aux outils d’emailing classiques.

En étant considéré comme SPAM vous risquez :

• D’entacher la notoriété de votre domaine sur du long terme

• D’impacter votre délivrabilité

• De perdre des prospects potentiels

• Perdre votre argent

• Perdre votre temps

Pour éviter de se retrouver dans les SPAMS, il est important de respecter certaines limites d’envois par jour. C’est un paramètre auquel vous avez accès depuis votre outil de cold emailing Emelia :

En effet, votre hébergeur check le nombre d’envoi chaque jour, mais aussi le nombre de nouveau contacts chaque jour. Emelia permet de paramétrer ces deux variables. C’est important à retenir car votre hébergeur sait faire la différence entre le nombre de nouveaux contacts par jour et le nombre d’envois total par jour.

C’est pourquoi il est fortement recommandé de ne pas dépasser l'envoi de 50 nouveaux contacts par jour : soit 50 envois supplémentaires aux envois déjà planifiés. Et de limiter le nombre total d’emails envoyés sur une journée à 150 (toutes séquences d’emails confondues) bien répartis sur la journée, en fonction des plages horaires d'envois (large plage horaire de 9h à 17h par exemple et non pas une courte plage horaire de 18h à 19h qui entrainerait un dépassement de limite d'envoi côté hébergeur)

• Par exemple, si vous un listing de 500 emails, on va commencer le premier jour de la campagne par envoyer votre première étape (premier message) aux 50 premiers de la liste, puis lorsque la deuxième étape est déclenchée (par exemple 3 jours plus tard), on va envoyer la deuxième étape (follow up) sur 50 autres nouveaux contacts en plus des 50 de la première étape. L’objectif étant de ne pas dépasser les 150 emails/jour toutes étapes cumulées. Et ce, en respectant le timing de chacune de vos étapes, sans se retrouver avec un décalage d’étape à cause de la limite quotidienne.

Pourquoi ces limitations ? Au-delà de ces quotas, les serveurs de messagerie comprendront rapidement qu'il ne s'agit plus d'un simple humain envoyant manuellement des emails depuis sa boîte de réception, mais bien d'un système automatisé qui se cache derrière. Ce qui signifie que vous avez une forte probabilité de vous retrouver filtré dans les SPAMS. Mieux vaut jouer selon les règles et maintenir une approche méthodique et raisonnable dans vos campagnes de cold emailing.

Le nombre d’emails envoyés n’est pas la seule règle à respecter pour ne pas atterrir dans les SPAM de vos destinataires. Il faut prendre en compte l’hébergeur (les plus adaptés pour des campagnes de cold emailing sont Microsoft et Google Workspace), le paramétrage SPF, DKIM et le DMARC, le chauffage d’email, le spin text les SPAMS Word, l’utilisation du HTML dans le corps de l’email, … si vous voulez être certain de ne pas être considéré comme SPAM, lisez la suite de cet article.

Emelia a fait partie des premiers outils de cold emailing à avoir proposé la fonctionnalité de multi-sender qui donne la possibilité de connecter plusieurs boites emails à la même campagne. Pourquoi ? Parce que si vous voulez maximiser votre stratégie de cold emailing sans atterrir dans les SPAMS de vos destinataires, vous allez vite vous retrouver embêté par la limite d'envois journaliers recommandés. Avec le multi-sender vous pouvez envoyer plus rapidement vos campagnes à plus de futurs clients potentiels. Alors oui, aujourd'hui la plupart des outils de cold emailing proposent la feature multi-sender, mais chez Emelia on vous garantit la qualité au meilleur prix du marché.

Pour configurer vos adresses emails dans Emelia, rendez-vous dans l'onglet "Mail d'envoi" de votre campagne après avoir connecté toutes vos adresses. Cochez simplement la case "Sélectionner plusieurs adresses e-mails", puis choisissez celles que vous souhaitez utiliser et enregistrez.

Voici quelques points importants à retenir quand vous passez au mode multi-sender :

• Dans les réglages généraux, le nombre d'emails à définir correspond désormais au nombre par adresse email et non plus au total.

• Le suivi de domaine est spécifique à chaque adresse email. Par conséquent, si vous utilisez des adresses comme niels@emelia.io et niels@emelia.app, chacune nécessite son propre suivi.

• Les signatures sont également spécifiques à chaque adresse email. Assurez-vous de les configurer individuellement dans les paramètres de chaque boîte mail et d'inclure la variable signature dans vos emails.

• Attention, en cas de déconnexion d'une de vos boîtes mails, les tâches seront automatiquement redistribuées aux autres.

Acheter des noms de domaines différents vous aidera à améliorer votre délivrabilité et d'éviter les filtres anti-spam des hébergeurs. Un vrai moyen pour protéger la réputation de votre domaine principal. L'idée est de changer le nom de domaine utilisé pour envoyer vos campagnes, vous pouvez créer différentes variations de nom de domaine qui renvoient toujours au même compte email.

Par exemple, notre domaine principal est "emelia.io", les variantes que nous pouvons créer seraient "getemelia.com" ou "emelia.net". Ces variantes sont mineurs, mais elles peuvent faire une différence significative dans la façon dont vos e-mails sont perçus par les filtres anti-spam.

Lorsque vous utilisez un domaine différent pour la prospection, pensez à créer une redirection vers votre domaine principal. Ainsi, si un prospect tente d'accéder au domaine depuis son navigateur, il sera redirigé vers votre site principal pour une expérience utilisateur optimale. Par exemple, si vous cherchez emelia.app vous serez redirigé vers emelia.io.

Le choix de l'hébergeur est très important pour éviter de voir vos emails relégués au rang de SPAM. Il est reconnu que Microsoft 365 et Google Workspace sont les hébergeurs les plus pertinents et offrant la meilleure délivrabilité pour mener à bien une stratégie de cold emailing. Pourquoi cette préférence ? C’est simple : dans le monde professionnel, la plupart des utilisateurs sont habitués à utiliser Google Workspace ou Microsoft 365 dans le cadre de leurs activités quotidiennes. En optant pour le même hébergeur que celui de vos destinataires, vous vous assurez un avantage en termes de délivrabilité. C'est un peu comme établir un lien direct et familier avec votre public cible, ce qui peut influencer le succès de votre campagne d'emailing.

Google Workspace commence à limiter quelques paramètres, on vous conseille davantage Microsoft 365. Et, si vous n'avez pas un gros budget, d'autres hébergeurs comme Namecheap propose une boite email gratuite les deux premiers mois et ensuite à 1€ par mois.

Au sujet de l'email d'envoi, la règle de base est simple : utilisez un email professionnel. Oubliez les adresses en @gmail, @outlook et autres équivalents. Optez pour une adresse liée à votre nom de domaine principal ou à une variation de domaine. C'est une manière de renforcer votre crédibilité et de donner à vos emails un aspect plus légitime aux yeux des destinataires.

Utiliser son nom de domaine principal pour envoyer vos emails : mauvaise idée

À première vue, l'utilisation de votre nom de domaine principal dans le cadre de votre stratégie de cold emailing présenterait un avantage. En exploitant votre propre nom de domaine, vous capitaliseriez sur sa réputation déjà existante, ainsi que sur celle de l'email associé et de l'adresse IP. Ce qui peut vous assurer dès le départ une délivrabilité intéressante de vos campagnes de cold emailing. MAIS, le problème est que si les paramètres de votre campagne sont mal configurés ou que pour X ou Y raisons la campagne ne se déroule pas comme prévue et que vous vous retrouvez en SPAM, vous mettez en péril la réputation non seulement de votre adresse email, mais aussi de votre domaine et de votre adresse IP.

Et, si vous vous retrouvez blacklisté, ça devient compliqué. Vous pouvez tenter de vous faire retirer de cette liste, mais généralement, vous ne disposez que d'une ou deux chances. Vous risquez de perdre la réputation positive acquise par votre domaine.

Utiliser un/des noms de domaine secondaire(s) dédié(s) pour envoyer vos emails : le plus secure

Prendre un autre domaine pour faire vos campagnes de cold emailing et quand même recommandé, vous éviterez une situation embêtante et vous pourrez, en cas de problème, paramétrer une nouvelle adresse email d’envoi. Et dans tous les cas, si vous souhaitez envoyer un volume d’email plus important que 150/jour, vous devrez utiliser la fonctionnalité multi-sender de votre outil de cold emailing pour pouvoir paramétrer plusieurs adresses emails et répartir de manière équilibrer vos envois.

Nous vous recommandons d'opter pour un domaine distinct lorsque vous lancez vos campagnes de cold emailing. Cette précaution peut vous éviter des problèmes et vous offrir une solution de secours en cas de souci. En utilisant un domaine dédié pour vos envois d'emails, vous créez une barrière de sécurité supplémentaire entre vos campagnes et votre domaine principal. En cas de problème de réputation liée à vos envois d'emails, vous pourrez configurer une nouvelle adresse email d'envoi sans "abîmer" la réputation de votre domaine principal.

Les deux principaux hébergeurs à éviter sont o2switch et Zoho :

• O2switch parce qu’il bloque vos envois dès qu'ils détectent une forme d'automatisation.

• Si vous créez plusieurs domaines et boîtes mails et que vous les utilisez toutes à des fins d'automatisation, Zoho risque de vous capter et de vous bloquer rapidement.

Ces protocoles d’authentification sont très importants à paramétrer chez votre hébergeur pour certifier vos emails, pour plus d’informations direction notre article dédié. Normalement c’est fait automatiquement par Google WorkSpace et Microsoft, mais en fonction de l’hébergeur il se peut que vous ayez à les paramétrer.

DMARC, qui n’était pas primordial il y a encore quelques mois, devient essentiel dans le paramétrage d’une campagne de cold emailing. DMARC est l'acronyme de « Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance ». En clair, il s'agit d'un protocole de sécurité et d'authentification des emails. Son objectif est de protéger les domaines de messagerie contre les menaces telles que l'usurpation d'identité, le phishing et autres attaques basées sur les emails. En mettant en place DMARC, vous renforcez la sécurité de vos emails et vous réduisez les risques.

Le SPF (Sender Policy Framework)désigne un enregistrement qui se présente sous la forme d'un fichier TXT intégré aux paramètres DNS de votre domaine. Son rôle est de recenser tous les serveurs habilités à expédier des emails en utilisant votre nom de domaine. Le SPF constitue une barrière de protection importante, empêchant toute utilisation abusive de votre domaine à des fins de spam ou d'envoi d'emails malveillants. Le SPF est un peu comme le gardien de la réputation de votre domaine.

Le DKIM (DomainKeys Identified Mail) est une méthode de validation des emails qui implique l'ajout d'un enregistrement TXT supplémentaire dans les paramètres DNS de votre domaine. Cet enregistrement contient une clé publique spécifique que les serveurs de messagerie des destinataires utilisent pour authentifier l'origine des messages provenant de votre domaine. C’est comme ça que les emails destinataires sont assurés que les emails qu'ils reçoivent de votre part sont vrais et légitimes, et n'ont pas été falsifiés pendant l’envoi.

Le warm-up (ou chauffage d'emails) est une composante essentielle de votre stratégie de cold emailing. Vous l’avez compris, la réputation de votre email d’envoi est très importante pour éviter d’atterrir dans les SPAMS de vos destinataires. Mais si vous créez une nouvelle adresse email spécialement pour votre stratégie de cold emailing, votre email sera tout beau tout neuf et n’aura aucun historique d’envoi et une réputation à construire de zéro. C’est là qu’intervient le warm-up (chauffeur d’email) ! Pour améliorer la réputation de votre email auprès des hébergeurs, le warm-up envoie et réceptionne des emails sur votre boite email pour simuler une activité, chauffer votre boite email et donc améliorer la réputation de votre adresse email. Il existe de nombreux outils de warm-up, mais Emelia le propose directement intégré à son outil de cold emailing.

Un "spam word" est un mot ou une expression qui va être directement repéré(e) par les filtres anti-spam des boites emails. Les hébergeurs scrutent ces mots afin de détecter et bloquer les messages suspects. L’utilisation de termes trop insistants ou exagérés peut affecter négativement l'engagement des destinataires et accroître vos chances d’atterrir en Spam. Il est important de sélectionner vos mots avec soin pour optimiser la délivrabilité de vos emails. Voici une liste non-exhaustive des mots à éviter :

• Essai gratuit

• Exclusivement

• Gagner de l’argent

• Gratuit

• Gratuitement

• Inscription gratuite

• Moins de 50%

• Offre spéciale

• Pas de frais

• Prix imbattable

• Promotion

• Code d'accès

• Deal

• Identité

• Offre exceptionnelle

• Pas d’arnaque

• Pas de coûts cachés

• Pas un spam

• Prix imbattable

La liste des spam word est bien plus longue que celle-ci, mais ce qu'il faut retenir c'est que tous les mots un peu trop "vendeurs" sont considérés comme spam word. Folderly.com est un super outil pour tester votre email et éviter tous les mots "agressifs" d'un point de vue commercial.

Le spin text ou le « texte tournant » permet une ultra personnalisation de chacun de vos emails envoyés, et vous le savez, la personnalisation c’est la base d’une campagne de cold emailing réussie. Pour gagner du temps dans la rédaction de vos emails demandez à ChatGPT de vous fournir du spintext !

Exemple de Spin Text généré par ChatGPT:

Avec les variations fournies dans le texte de l'email, il y a un total de 262,144 combinaisons possibles. Ce qui signifie que vous pouvez générer 262,144 versions différentes de cet email en utilisant les options de spintext incluses. Largement assez pour envoyer un email personnalisé à chacun de vos contacts grâce au spintext !

Éviter d'alourdir vos emails avec du HTML. Il est très important de bien faire la différence entre une newsletter conçue avec du HTML, des images, des liens ... et un email de cold emailing qui contient essentiellement du texte, qui consiste à faire de la prospection en B2B sur des contacts froids = les deux non pas le même objectif.

• la newsletter ou l'email transactionnel se veulent agrémentés d'images, de colonnes, de couleurs, de liens et de tout ce qui pourra permettre à l'email de coller à la charte graphique de l'entreprise expéditrice. a newsletter ou l'email transactionnel.

• les emails de prospection cold emailing doivent avoir l'apparence de communications personnelles, similaires aux courriels échangés avec vos proches ou aux demandes commerciales directes que vous recevez dans votre boîte de réception. L'objectif est d'utiliser un langage simple, sans fioritures, un contenu concis ne dépassant pas quelques phrases.

Pour être sûr de ne pas atterrir dans les SPAMS de vos contacts, n'achetez surtout pas de base de données toute faite, la qualité de ces contacts laisse souvent à désirer ! La base d'une bonne campagne de cold emailing est d'envoyer vos emails à un listing d'emails propres et enrichi. Et pour ce faire, utilisez la fonction Email Finder d'Emelia.

Après avoir scrapé vos données LinkedIn Sales Navigator (voir comment scrapper LinkedIn Sales Navigator) vous obtenez une de profils LinkedIN vous pouvez utiliser le scrappeur disponible directement dans Emelia, il est beaucoup plus facile d’utilisation et permet de dépasser la limite naturelle des 2500 contacts extractables, mais cela est un sujet pour un autre article. 

Pour résumer cet article, si vous voulez éviter de tomber en spam respectez les critères utilisés par les filtres anti-spam et adoptez des pratiques de qualité ! Personnalisez vos emails, utilisez des noms de domaines secondaires, faites attention au nombre d'emails que vous envoyez et au nombre de nouveaux contacts par jour, et surtout choisissez un bon outil de cold emailing comme Emelia.io. N'oubliez pas votre objectif principal qui est d'établir des relations authentiques avec vos prospects, en offrant un contenu pertinent à leurs yeux.