Envoyer un email de relance peut faire toute la différence dans les ventes et la communication professionnelle. Le timing, le ton et l'approche sont essentiels pour ne pas paraître insistant ou agaçant. Alors, combien de jours avant d'envoyer un mail de relance ? Cet article vous montrera des modèles d'emails de relance, des astuces pour éviter les filtres anti-spam et les meilleures pratiques d'écriture.

Les emails de relance font partie de toute bonne stratégie d'email. Ils maintiennent la conversation en cours, montrent votre persistance, votre professionnalisme et peuvent vraiment augmenter vos chances d'obtenir une réponse. Mais envoyer trop de mail de relance ou trop tôt peut avoir l'effet inverse, donner une mauvaise impression à votre interlocuteur ou être signalé comme SPAM.

Temps de réponse de base

Le premier facteur à prendre en compte est le temps de réponse de base pour votre email initial. Globalement, 3 à 5 jours c'est un bon délai avant d'envoyer votre premier email de relance. Ça donne à votre destinataire assez de temps pour répondre sans se sentir pressé.

Secteur et emploi du destinataire

Les différents secteurs et emplois ont des temps de réponse différents. Les commerciaux dans les grandes entreprises peuvent mettre plus de temps à répondre en raison de la manière dont les grandes entreprises sont organisées en interne, les décisionnaires sont peut être plus compliqué à joindre.

Type d’email de relance

Le contenu et l'objectif de votre email comptent aussi. Par exemple, si c'est pour une demande de réunion ou d'une proposition, une relance plus rapide peut être nécessaire par rapport à une simple prise de nouvelles.

Interaction précédente

Tenez compte de l'historique de vos communications avec le destinataire en question. Si vous avez eu une conversation précédente ou plusieurs interactions, un intervalle de relance plus court peut être nécessaire. La personne en face de vous s'attend à plus de réactivité de votre part alors ne laissez pas trop de temps entre vos précédentes communications et votre relance mail.

Timing des suivis

Premier email de relance

Pour le premier e-mail de suivi, attendez environ 3 à 5 jours ouvrables après votre e-mail initial. Cela donne au destinataire suffisamment de temps pour voir et considérer votre e-mail.

Deuxième e-mail de suivi

Si vous n'obtenez pas de réponse à votre premier suivi, attendez 5 à 7 jours supplémentaires avant d'envoyer votre deuxième suivi. Cela donne au destinataire plus de temps tout en maintenant la conversation vivante.

Troisième e-mail de suivi

Pour le troisième suivi, vous pouvez attendre 7 à 10 jours. À ce stade, votre persistance montre votre intérêt sans être excessif.

Rédaction des e-mails de suivi

L'objet de votre email

La ligne d'objet est cruciale pour que votre email de relance soit vu et ouvert. Voici ce qu'il faut faire :

• Utilisez la même ligne d'objet avec "RE:" pour indiquer qu'il s'agit d'un suivi de l'email précédent.

• Gardez-la claire et directe comme "Suivi de notre dernière conversation" ou "Question rapide concernant notre demande de réunion".

Corps de l’e-mail

• Salutation personnalisée : Adressez-vous au destinataire par son nom pour éviter que l'e-mail ne paraisse automatisé.

• Résumé bref : Mentionnez l'e-mail ou l'interaction précédente pour rafraîchir la mémoire du destinataire. Exemple : "Je voulais faire le suivi de mon e-mail de la semaine dernière concernant notre collaboration potentielle."

• Valeur immédiate : Mettez en avant l'intérêt de répondre. Exemple : "Je pense que notre partenariat pourrait aider dans votre projet actuel."

• Appel à l’action clair : Indiquez au destinataire ce qu'il doit faire ensuite. Exemple : "Pouvons-nous planifier un appel rapide pour en discuter ?"

• Langage professionnel : Restez poli et professionnel tout au long de l’e-mail. Utilisez des phrases comme "rappel amical" ou "suivi convivial" pour rester courtois.

Modèles d'e-mails de suivi

Premier exemple mail de relance

Objet : RE : Opportunité de partenariat

Bonjour [Nom du destinataire],

J'espère que vous passez une bonne semaine ! Je voulais faire le suivi de mon e-mail de la semaine dernière concernant notre collaboration potentielle entre [Votre entreprise] et [Entreprise du destinataire]. Je pense que notre partenariat pourrait aider nos deux entreprises. Pouvons-nous planifier un appel rapide pour en discuter ? Faites-moi savoir vos disponibilités.

Cordialement, [Votre nom] [Vos coordonnées]

Deuxième exemple mail de relance

Objet : RE : Opportunité de partenariat

Bonjour [Nom du destinataire],

J'espère que vous allez bien. Je fais suite à mon précédent e-mail pour voir si vous avez eu le temps de le lire. Je sais que vous êtes occupé, mais je pense que cela pourrait être bénéfique pour [Entreprise du destinataire]. Pouvons-nous planifier un appel pour en discuter ? J'aimerais avoir de vos nouvelles.

Cordialement, [Votre nom] [Vos coordonnées]

Troisième exemple mail de relance

Objet : RE : Opportunité de partenariat

Bonjour [Nom du destinataire],

J'espère que vous allez bien. Je fais de nouveau suite à la proposition que j'ai envoyée plus tôt. Je sais que ce n'est peut-être pas le bon moment, mais j'aimerais discuter de la façon dont nous pouvons travailler ensemble. Si vous êtes intéressé, faites-le moi savoir pour un appel ou répondez à cet e-mail avec vos questions.

Merci, [Votre nom] [Vos coordonnées]

Éviter les filtres anti-spam

Pour que vos e-mails de suivi arrivent dans la boîte de réception du destinataire et non dans le dossier spam :

• N'utilisez pas de mots déclencheurs de spam comme "gratuit", "urgent" ou "agir maintenant".

• Personnalisez autant que possible.

• Utilisez une adresse e-mail professionnelle et assurez-vous que vos paramètres de messagerie sont configurés correctement.

• Incluez vos coordonnées et une signature claire.

Savoir combien de temps attendre et comment écrire un bon mail de relance peut faire la différence dans votre stratégie commerciale. En synchronisant correctement, en personnalisant et en restant professionnel, vous augmenterez vos chances d'obtenir une réponse et de construire une relation avec votre prospect.

Pour les Sales, les personnes en charge de l'acquisition, les entrepreneurs, et toute personne cherchant à améliorer leur communication par email, suivez ces conseils pour éviter les erreurs courantes et obtenir de meilleurs résultats grâce à vos relances emails.

Rappelez-vous, la patience et la persistance sont essentielles, mais respectez toujours le temps et la boîte de réception de votre destinataire. Intégrez ces stratégies et modèles de mail de relance dans votre process de suivi pour voir une amélioration de l'engagement et du succès dans vos efforts de prospection par email !