Pourquoi le warm-up se désactive tout seul (et comment le relancer)
Quand la chauffe se coupe sans que vous y ayez touché, c'est presque toujours une sécurité, pas un bug : Emelia l'arrête dès qu'elle ne peut plus fonctionner proprement, pour protéger votre boîte et le réseau de chauffe. La bonne nouvelle, c'est que la cause est écrite noir sur blanc dans Emelia.
Comment le voir
Emelia ne vous envoie pas d'alerte quand la chauffe se coupe. Le signe, c'est l'interrupteur de la colonne Warmup, dans Comptes : il est repassé sur le flocon, et une petite icône d'horloge est apparue à sa gauche.
Cliquez sur cette horloge : le résumé Historique warmup affiche le dernier score de santé et la date de la dernière activité. Le bouton Voir l'historique ouvre la fenêtre détaillée, avec le badge En pause et, juste sous le titre, le motif de la coupure en rouge. C'est ce message qu'il faut lire en premier : il est en anglais, et il dit presque toujours quoi faire.
Quand c'est la connexion de la boîte qui tombe, la colonne Statut affiche Déconnecté avec un bouton Reconnecter, et le tableau de bord la signale dans Action requise. Un e-mail de reconnexion peut aussi partir vers l'adresse avec laquelle vous vous connectez à Emelia (pas vers la boîte concernée) : pensez à regarder vos indésirables.
Les causes, et comment réparer
Voici les causes que nous rencontrons, de la plus fréquente à la plus rare, avec le début du message que vous verrez en rouge dans la fenêtre détaillée.
La boîte s'est déconnectée
Message : We could not sign in to your mailbox with its current settings… Emelia n'arrive plus à se connecter à la boîte : mot de passe changé, double authentification imposée, licence Google ou Microsoft expirée, mot de passe d'application révoqué, ou refus temporaire de l'hébergeur.
Réparez la connexion avec le bouton Reconnecter de la colonne Statut, puis rallumez la chauffe : elle ne repart pas toute seule après une reconnexion. Une campagne qui utilise cette boîte refuse aussi de démarrer tant qu'elle est déconnectée.
Nous avons vu des boîtes OVH se déconnecter alors que rien n'avait changé : une simple reconnexion avec les mêmes identifiants a suffi. Sur l'offre Zimbra d'OVH, un blocage anti-spam coupe aussi la connexion ; il apparaît dans l'espace client OVH et se lève auprès du support d'OVH.
Votre serveur d'envoi refuse les e-mails de chauffe
Messages : Your email server rejected … warmup emails as spam… ou Your provider doesn't support our system… C'est le filtre anti-spam de votre propre hébergeur qui bloque les envois, souvent parce qu'il repère des envois automatisés. Ce n'est pas un réglage d'Emelia.
Avant de mettre l'hébergeur en cause, vérifiez votre SPF et votre DMARC : un SPF resté sur l'ancien hébergeur a déjà provoqué ce message. Mais certains hébergeurs bloquent la chauffe quoi qu'on fasse. D'après ce que nous constatons, elle ne tient pas durablement chez Infomaniak, Hostinger, Gandi ou LWS, ni sur les adresses des fournisseurs d'accès grand public (SFR, Orange, Free, La Poste). Chez o2switch, Emelia refuse même l'activation : « Votre hébergeur email n'est pas compatible avec notre système de warmup ».
Vous pouvez tenter une réactivation après avoir vérifié vos DNS. Si la coupure revient, la seule solution durable est de prendre vos boîtes d'envoi chez Google Workspace ou Microsoft 365, sur un domaine dédié à la prospection : votre site et votre adresse principale peuvent rester où ils sont. Voir acheter des domaines et des boîtes dédiés.
Trop d'e-mails de chauffe reviennent en rebond
Message : Many of emails we sent to different addresses end up rejected… Plus de 30 % des e-mails de chauffe envoyés par la boîte dans la journée sont revenus en erreur. Causes habituelles : un DMARC trop strict (p=reject ou p=quarantine), une limite d'envoi de l'hébergeur dépassée, une adresse inscrite sur une liste noire, ou un espace Microsoft 365 tout neuf (voir juste après).
Corrigez la cause, repassez votre DMARC en p=none si besoin (la valeur exacte), puis réactivez.
Microsoft 365 : l'erreur 550 5.7.708
Rebond ou message : 550 5.7.708 Access denied, traffic not accepted from this IP. Il touche les espaces Microsoft 365 récents, en essai ou tout juste payés : Microsoft juge que l'adresse IP d'envoi a une réputation trop faible. Ce n'est pas l'IP d'Emelia : une boîte connectée par la connexion Microsoft envoie par les serveurs de Microsoft. Outlook peut d'ailleurs continuer d'envoyer normalement pendant ce temps.
- Vérifiez dans le centre d'administration Microsoft 365 que l'abonnement n'est plus en essai et que chaque boîte a bien sa licence attribuée.
- Attendez environ une journée après l'attribution des licences, sans réactiver la chauffe ni envoyer de campagne : chaque refus aggrave la réputation.
- Faites un seul test. Si l'erreur revient, ouvrez une demande au support Microsoft depuis le centre d'administration, en citant l'erreur 550 5.7.708, pour obtenir une exception.
Votre boîte ne reçoit plus son courrier
Messages : None of the warmup emails sent to your address could be found in your mailbox… ou Many of emails we send to your address has been rejected… Les e-mails envoyés à votre boîte n'y arrivent plus. Causes fréquentes : des enregistrements MX modifiés lors d'une migration, deux jeux de MX en concurrence (Google et Microsoft sur le même domaine), une boîte pleine, un filtre, ou une connexion Emelia qui pointe encore vers l'ancienne boîte après un changement d'hébergeur.
Si les e-mails de chauffe n'arrivent plus, les réponses de vos prospects non plus. Corrigez les MX chez votre hébergeur, reconnectez la boîte avec ses paramètres actuels, puis réactivez la chauffe.
L'hébergeur a suspendu ou bloqué la boîte
Messages : Your email host rejected the email with … outgoing mail is suspended… ou Your own email server refused to send our warmup emails… Votre hébergeur a bloqué le courrier sortant du domaine ou du compte : suspicion de spam, abus, impayé. Lui seul peut lever le blocage. Contactez son support, vérifiez que vous pouvez de nouveau envoyer depuis votre messagerie habituelle, puis réactivez la chauffe. En attendant, mettez en pause les campagnes qui envoient depuis cette boîte.
Une redirection vers une adresse qui n'existe plus
Message : Your mailbox forwards incoming emails to… Votre boîte transfère son courrier vers une adresse morte, et chaque e-mail de chauffe reçu provoque une erreur chez l'expéditeur. Supprimez ou corrigez la règle de transfert chez votre hébergeur, puis réactivez. Plus largement, évitez redirections et alias sur une boîte en chauffe : ils faussent les statistiques.
Les DNS du domaine sont incomplets
Message : We are not able to properly send email from this provider. Please check the configuration., suivi du détail (envoi refusé, SPF, DMARC ou MX manquant). L'e-mail de test n'a pas pu partir, ou le domaine n'a aucun enregistrement MX. Corrigez vos enregistrements chez votre hébergeur (SPF, DKIM et DMARC), attendez une à deux heures, puis réactivez.
Votre abonnement s'est arrêté
Fin de l'essai gratuit, paiement refusé, résiliation, ou passage à un forfait qui compte moins de boîtes : la chauffe s'arrête avec l'abonnement. Une boîte au-delà du quota de votre forfait affiche le badge Expiré (« Cette boîte est désactivée : votre abonnement ne couvre plus assez de boîtes d'envoi »). Régularisez le paiement, ou supprimez les boîtes en trop, puis réactivez la chauffe.
Un prélèvement arrive parfois trop tard pour l'échéance, et le compte se coupe à chaque renouvellement. Si la chauffe s'arrête tous les mois à la même date, c'est probablement ça : passez à la carte bancaire.
Ce qui ne coupe pas la chauffe
- Le week-end : le volume baisse volontairement le samedi et le dimanche.
- Les premiers jours : quelques échanges seulement, et pas de score avant quatre jours d'activité.
- Une limite horaire de l'hébergeur : quand votre hébergeur plafonne les envois à l'heure (OVH, par exemple, à 200 messages par heure et par compte), Emelia réessaie plus tard. La chauffe ralentit mais ne se coupe pas pour ça. Vos campagnes, elles, peuvent voir des envois refusés : répartissez vos boîtes sur plusieurs domaines ou comptes.
- Une page pas rechargée : après une activation, rechargez la page avant de conclure que rien ne marche.
Réactiver la chauffe
- Lisez le motif en rouge et corrigez la cause. Réactiver sans corriger ne tient pas : la chauffe se recoupera.
- Si vous avez touché aux DNS, attendez une à deux heures, puis cliquez sur Revérifier les réglages en bas de la fenêtre détaillée.
- Rallumez l'interrupteur de la colonne Warmup, ou cochez plusieurs boîtes et cliquez sur Activer le warmup.
- Attendez quelques secondes et rechargez la page : la flamme doit rester allumée.
Après une coupure, la chauffe reprend au premier palier. La réputation déjà acquise par la boîte, elle, n'est pas perdue.
Quand nous écrire
Écrivez-nous depuis Aide & support, dans le menu de gauche, dans ces cas :
- La chauffe refuse de se rallumer avec le message Warmup cannot be reactivated because it's not compatible with our system : vous l'avez déjà réactivée trois fois après des coupures automatiques, la suite passe par nous.
- Une boîte Google Workspace ou Microsoft 365 reçoit un message d'incompatibilité : ce n'est pas normal.
- La chauffe s'est coupée sans motif lisible, ou une boîte saine n'envoie ni ne reçoit plus rien depuis plusieurs jours.
- Le score reste bas alors que vos campagnes ont de bons taux d'ouverture.
L'adresse de la boîte, son hébergeur, le message en rouge copié tel quel, et la date de la dernière activité affichée dans l'historique.
Questions fréquentes
Les questions qu'on nous pose sur ce sujet, et les réponses courtes.
Pourquoi n'ai-je reçu aucune alerte ?
Emelia ne prévient pas par e-mail quand la chauffe se coupe. Prenez l'habitude de jeter un œil à la colonne Warmup de la page Comptes, par exemple une fois par semaine : un flocon accompagné d'une horloge signale une coupure.
Faut-il supprimer et reconnecter la boîte ?
Seulement si la cause est une déconnexion ou un changement d'hébergeur. Dans les autres cas, c'est inutile : corrigez la cause et rallumez la chauffe.
Ma chauffe se recoupe juste après la réactivation, pourquoi ?
La cause n'a pas été corrigée, ou elle ne peut pas l'être : c'est typique d'un hébergeur qui bloque les envois automatisés. Relisez le motif en rouge. Si c'est un refus de votre serveur d'envoi qui revient, prévoyez des boîtes Google Workspace ou Microsoft 365.
Mes boîtes sont chez OVH, est-ce compatible ?
Oui en général. Gardez en tête la limite d'OVH de 200 messages par heure et par compte, qui ralentit la chauffe si beaucoup de boîtes partagent le même compte, et surveillez les boîtes de l'offre Zimbra, qui peuvent se déconnecter : reconnectez-les dès qu'elles tombent.
Puis-je continuer mes campagnes sans chauffe ?
Oui, rien d'autre ne dépend de la chauffe. Sur une boîte déjà chauffée et sans chauffe active, restez à 35 nouveaux contacts et 100 e-mails par jour au maximum.