Le warm-up email : c'est quoi, et combien de temps ça prend
Une boîte neuve n'a aucun historique, et les messageries se méfient de ce qu'elles ne connaissent pas. La chauffe lui en construit un : Emelia lui fait échanger chaque jour des e-mails avec d'autres boîtes de son réseau, en montant progressivement. C'est ce qui rend une adresse neuve crédible avant votre première campagne.
| Inclus dans | tous les forfaits, pour toutes les boîtes que votre forfait permet de connecter |
| Où ça se règle | Comptes, colonne Warmup |
| Score de santé | affiché après 4 jours d'activité |
| Avant une campagne, boîte neuve | 2 à 3 semaines, 10 à 15 jours au strict minimum |
| Volume de la chauffe | une quinzaine à une vingtaine d'e-mails par jour en rythme de croisière, moins le week-end |
| Pendant vos campagnes | on la laisse tourner, campagne réglée à 25 nouveaux contacts et 75 e-mails par jour et par boîte |
Comment fonctionne la chauffe
Emelia fait dialoguer votre boîte avec d'autres boîtes de son réseau de chauffe : votre boîte envoie des e-mails, en reçoit, y répond. Les messages sont rédigés automatiquement, courts et sans lien. Le premier jour, il n'y a que quelques échanges ; le volume monte ensuite par paliers, sur une dizaine de jours, jusqu'à son rythme de croisière.
Le réseau fait aussi un travail de fond : quand l'un de vos e-mails de chauffe tombe dans les indésirables d'une boîte du réseau, il en est sorti. Pour Gmail ou Outlook, c'est le signal qu'un destinataire a jugé votre message légitime.
Tout est automatique : il n'y a rien à rédiger ni à paramétrer. Vous activez, et la chauffe tourne.
Les e-mails reçus sont rangés automatiquement dans un dossier (ou un libellé chez Gmail) nommé To Follow, pour ne pas encombrer votre boîte de réception. N'y répondez pas, et ne les signalez jamais comme spam : la chauffe s'en occupe.
Activer la chauffe sur une boîte
Dans Comptes, repérez la ligne de la boîte et cliquez sur l'interrupteur de la colonne Warmup. Éteint, il affiche un flocon ; allumé, une flamme. L'activation prend quelques secondes : si rien ne bouge, rechargez la page avant de recommencer.
Au moment de l'activation, Emelia vérifie que la boîte arrive à envoyer un e-mail de test et que votre domaine a des serveurs de réception (enregistrements MX). Si l'un des deux échoue, la chauffe ne démarre pas et un message s'affiche à l'écran : corrigez la cause avant de réessayer.
1- 1L'interrupteur de la colonne Warmup : un flocon quand la chauffe est éteinte, une flamme quand elle tourne.
L'interrupteur ne demande pas de confirmation. Couper la chauffe, même quelques minutes, remet la montée en charge à zéro : à la réactivation, la boîte repart du premier palier. N'y touchez pas sans raison.
Activer la chauffe sur plusieurs boîtes d'un coup
Cochez les boîtes dans la colonne de gauche. Une barre apparaît au-dessus du tableau : cliquez sur Activer le warmup (Enable warmup). Le bouton voisin, Désactiver le warmup, fait l'inverse.
123- 1Cochez les boîtes à chauffer.
- 2La case de l'en-tête les sélectionne toutes.
- 3Cliquez sur Activer le warmup (Enable warmup).
Lire les statistiques en un coup d'œil
Une fois la chauffe lancée, un pourcentage s'affiche à gauche de l'interrupteur : c'est le score de santé. Cliquez dessus pour ouvrir le résumé Statistiques warmup.
Les quatre premiers jours, il n'y a pas encore de score : à la place du pourcentage, une petite icône de graphique ouvre les mêmes statistiques. C'est normal, le calcul a besoin de quelques jours d'activité.
123- 1Le score de santé : cliquez dessus pour ouvrir le résumé.
- 2Le résumé Statistiques warmup (Warmup Stats) : e-mails envoyés, reçus, sauvés des spams, et score de santé.
- 3Voir le détail (View details) ouvre la fenêtre complète.
Les quatre chiffres du résumé
- E-mails envoyés (Emails sent) : les e-mails de chauffe partis de votre boîte depuis le début.
- Atterris en boîte de réception (Landed in inbox) : les e-mails de chauffe que votre boîte a reçus des autres boîtes du réseau. C'est le même chiffre que « E-mails reçus » dans la fenêtre détaillée, et il est normal qu'il soit proche du nombre d'envoyés.
- Sauvés des spams (Saved from spam) : parmi vos e-mails envoyés, ceux qui étaient tombés dans les indésirables du destinataire et que le réseau en a sortis.
- Score de santé (Health score) : la part de vos e-mails de chauffe arrivés directement en boîte de réception, sur les 7 derniers jours d'activité.
La fenêtre détaillée
Le bouton Voir le détail ouvre la fenêtre complète de la boîte, avec son état (Actif ou En pause), la date de démarrage de la chauffe et tout son historique.
123456- 1Score de santé (Health score) : la part de vos e-mails de chauffe arrivés en boîte de réception, sur 7 jours d'activité.
- 2E-mails envoyés, E-mails reçus, Sauvés des spams et Conversations.
- 3Délivrabilité, Jours actifs, Étape et Relances.
- 4Activité quotidienne (Daily activity) : délivrés en vert, spam en rouge, rebonds en orange.
- 5Authentification du domaine : l'état de vos enregistrements MX, SPF, DKIM et DMARC.
- 6Revérifier les réglages (Re-check settings) relance le contrôle après une correction.
Les premiers jours, le score repose sur peu de messages : deux ou trois e-mails en spam suffisent à le faire chuter nettement. Regardez la tendance sur plusieurs jours, pas un chiffre isolé.
Ce que mesure chaque indicateur
| Indicateur | Ce qu'il mesure |
|---|---|
| Score de santé | La part de vos e-mails de chauffe arrivés en boîte de réception plutôt qu'en spam ou en rebond, sur les 7 derniers jours d'activité, arrondie à l'unité inférieure. |
| E-mails envoyés et E-mails reçus | Les e-mails de chauffe envoyés par votre boîte, et ceux qu'elle a reçus du réseau, depuis le début. |
| Sauvés des spams | Vos e-mails tombés dans les indésirables d'un destinataire du réseau, puis sortis du spam. Ils comptent comme « Spam » dans le score et le graphique. |
| Conversations | Les échanges en cours avec d'autres boîtes du réseau. Leur nombre augmente avec les paliers. |
| Délivrabilité | Le même calcul que le score, mais sur tout l'historique de la boîte au lieu des 7 derniers jours. Il bouge donc beaucoup plus lentement. |
| Jours actifs | Le nombre de jours où la chauffe a tourné. |
| Étape | Le palier de montée en charge, de 1 à 8. À 8, la boîte a atteint son rythme de croisière. Il repart de zéro si la chauffe est coupée. |
| Relances | Le nombre de fois où la chauffe a été réactivée après une coupure automatique. Sur une boîte saine, il reste à 0. |
| Activité quotidienne | Le graphique jour par jour de vos e-mails de chauffe : Délivrés, Spam et Rebonds. |
| Authentification du domaine | L'état des enregistrements MX, SPF, DKIM et DMARC de votre domaine, avec le bouton Revérifier les réglages. Le détail est dans la page sur SPF, DKIM et DMARC. |
Combien de temps chauffer avant d'envoyer
Le score et la durée sont deux choses différentes. Le score peut atteindre 100 en quatre jours alors que la boîte n'a encore aucune ancienneté : les messageries regardent aussi depuis combien de temps l'adresse et le domaine existent et envoient régulièrement.
| Votre situation | Ce qu'on recommande |
|---|---|
| Boîte et domaine neufs | 2 à 3 semaines de chauffe avant la première campagne, 10 à 15 jours au strict minimum, même avec un score à 100. |
| Vous voulez démarrer pendant la chauffe | Possible, très doucement : environ 5 nouveaux contacts par jour, puis augmentez par paliers. |
| Boîte ancienne, déjà utilisée, avec de bons taux d'ouverture | Pas besoin d'attendre. La chauffe reste utile pour entretenir sa réputation. |
| Nouvelle boîte sur un domaine qui a déjà de l'historique | Une chauffe plus courte suffit : le domaine garde son ancienneté. |
Au-dessus de 90, tout va bien. À partir de 80, vous pouvez envoyer. Entre 60 et 80, réduisez la cadence de vos campagnes. En dessous de 60, il y a un problème à chercher avant d'envoyer davantage.
Garder la chauffe pendant vos campagnes
Oui, laissez-la tourner. Elle entretient un flux équilibré d'e-mails entrants et sortants, bon pour la réputation de la boîte, et elle continue de sortir du spam les messages qui y tombent. Une boîte inutilisée pendant des mois gagne aussi à rester en chauffe.
La chauffe et vos campagnes partent de la même boîte : elles se partagent ses limites d'envoi. Tant que la chauffe tourne, réglez chaque campagne à 25 nouveaux contacts et 75 e-mails par jour au maximum, au lieu de 35 et 100 sans chauffe. Le réglage se fait dans les paramètres de la campagne.
Le volume baisse volontairement le samedi et surtout le dimanche, comme pour une boîte utilisée par une personne. Ce n'est pas une coupure.
Si le score baisse
Un score qui descend dit qu'une plus grande part de vos e-mails de chauffe arrive en spam ou revient en rebond. Ce n'est pas une raison de couper la chauffe : couper ne fait pas remonter le score, et la montée en charge repartirait de zéro.
- Allégez les campagnes sur cette boîte, autour de 50 e-mails par jour, et laissez la chauffe tourner : le score remonte en général de lui-même.
- Vérifiez l'authentification du domaine en bas de la fenêtre détaillée : une croix rouge sur MX, SPF ou DKIM se corrige chez votre hébergeur.
- Pensez à votre hébergeur : certains hébergeurs mutualisés dégradent les envois dès qu'ils détectent de la prospection. Si le score baisse alors que vous n'envoyez presque rien, la cause est souvent là.
- Relisez vos messages de campagne : liens en trop, images, pièces jointes ou formules trop commerciales pèsent sur la réputation de toute la boîte.
Le score ne mesure que les e-mails de chauffe, courts et sans lien. Un vrai message de prospection, plus long et avec un lien, peut finir en spam avec un score parfait. Le vrai thermomètre reste le taux d'ouverture de vos campagnes : autour de 50 %, c'est correct ; sous 30 %, il y a un problème de délivrabilité.
Si la chauffe se coupe toute seule
L'interrupteur est repassé sur le flocon sans que vous y ayez touché ? C'est une sécurité : Emelia arrête la chauffe quand elle ne peut plus fonctionner proprement, et la cause est écrite dans la fenêtre détaillée. Toutes les causes, et comment relancer, sont dans la page dédiée.
Questions fréquentes
Les questions qu'on nous pose sur ce sujet, et les réponses courtes.
La chauffe est-elle payante ?
Non. Elle est incluse dans tous les forfaits, sans supplément, pour toutes les boîtes que votre forfait permet de connecter. Il n'existe pas d'offre de chauffe seule.
Mon score est à 100 au bout de quelques jours, puis-je lancer ma campagne ?
Pas encore si la boîte est neuve. Le score mesure la part de vos e-mails de chauffe qui arrivent en boîte de réception, pas l'ancienneté de la boîte. Attendez deux à trois semaines, dix à quinze jours au minimum. Si vous voulez vraiment démarrer, commencez autour de 5 nouveaux contacts par jour.
Je ne vois pas les e-mails de chauffe dans ma boîte, est-ce normal ?
Oui. Les e-mails reçus sont rangés dans le dossier ou le libellé To Follow. Sur une boîte connectée en SMTP/IMAP, ce dossier peut ne pas s'afficher dans le webmail tant qu'il n'est pas activé dans les réglages des dossiers, et les e-mails envoyés par la chauffe ne sont pas copiés dans « Envoyés ». Si les compteurs bougent dans Emelia, la chauffe fonctionne.
Je reçois des e-mails bizarres en anglais, ma boîte est-elle piratée ?
Non, ce sont les e-mails de chauffe, rédigés automatiquement en anglais. Ne les supprimez pas à la main, n'y répondez pas et ne les signalez pas comme spam.
Comment filtrer les e-mails de chauffe ?
Ils sont déjà rangés dans To Follow. Si vous voulez un filtre en plus, sachez que chaque e-mail de chauffe se termine par deux codes de 7 caractères séparés par un tiret. L'un des deux est propre à votre compte Emelia et revient sur tous vos e-mails de chauffe : c'est sur lui qu'il faut créer le filtre.
Faut-il chauffer une adresse Gmail classique ?
Ça ne sert pas à grand-chose : il n'y a pas de domaine à vous derrière une adresse @gmail.com, et ce type d'adresse n'est pas fait pour prospecter en B2B. Prenez une adresse sur votre propre domaine.
Je supprime et je reconnecte ma boîte, la chauffe est-elle perdue ?
Le compteur repart de zéro dans Emelia, mais la réputation que la boîte a déjà acquise reste. Pensez simplement à réactiver la chauffe après la reconnexion.
Je change d'hébergeur ou je modifie mes DNS, que faire de la chauffe ?
Coupez la chauffe, faites le changement, attendez environ une heure, reconnectez la boîte si ses paramètres ont changé, puis relancez la chauffe. Le domaine garde son ancienneté : une courte chauffe de la nouvelle boîte suffit.