Importer une liste de contacts depuis Pipedrive

Avant de commencer : un filtre de personnes dans Pipedrive

Emelia n'importe pas « tout Pipedrive » : il importe un filtre de personnes, c'est-à-dire une recherche que vous avez enregistrée dans Pipedrive (par exemple les personnes dont l'étiquette est « Prospect » et le pays la France). Seuls les filtres de personnes sont proposés : pas les filtres d'affaires ni d'organisations.

Créez donc d'abord le filtre dans la vue des personnes de Pipedrive, et donnez-lui un nom clair : c'est ce nom que vous choisirez dans Emelia.

Étape 1 : créer la liste

Dans le menu de gauche, ouvrez Listes de leads, cliquez sur Nouvelle liste en haut à droite, puis choisissez Pipedrive.

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• 1Dans le menu de gauche, ouvrez Listes de leads.
• 2En haut à droite, cliquez sur Nouvelle liste.

Étape 2 : connecter votre compte Pipedrive

À la première utilisation, la fenêtre affiche « Connectez votre compte Pipedrive pour importer un filtre de contacts ». Cliquez sur Connecter Pipedrive : une fenêtre de Pipedrive s'ouvre, vous vous connectez à votre compte et vous autorisez Emelia. Elle se referme toute seule, et la fenêtre d'import affiche alors vos filtres.

Si rien ne s'ouvre, votre navigateur bloque les fenêtres surgissantes : Emelia l'indique par un message « Popup bloquée ». Autorisez-les pour ce site, puis recommencez.

Étape 3 : choisir le filtre

Dans le menu Filtre Pipedrive, choisissez le filtre à importer : chacun apparaît avec la mention « Dynamique ». Juste en dessous, l'interrupteur Envoyer les activités vers Pipedrive décide si l'activité des campagnes remontera dans Pipedrive (voir plus bas) : c'est maintenant qu'il faut le régler. Cliquez enfin sur Importer la liste.

Emelia récupère alors toutes les personnes du filtre et ouvre la fenêtre de mappage. En bas de la fenêtre, une ligne vous rappelle avec quel compte vous êtes connecté. Connecter un autre compte remplace ce compte pour vos prochains imports.

Étape 4 : associer les colonnes

Chaque personne devient une ligne, avec une colonne par champ de personne de votre Pipedrive, champs personnalisés compris. Les colonnes portent le nom des champs tel qu'il apparaît dans votre Pipedrive, les espaces remplacés par des tirets bas (First_name). L'e-mail principal arrive dans une colonne email, le téléphone principal dans la colonne du téléphone, et l'organisation ou le propriétaire arrivent sous leur nom.

La fenêtre de mappage est la même que pour un fichier. Vérifiez en particulier ces points :

• email, le prénom et le nom sont associés à email, firstName et lastName.
• L'organisation est associée à companyName. Ce n'est pas toujours automatique, et c'est ce qui permettra de chercher l'e-mail des personnes qui n'en ont pas.
• Si vous avez un champ personnalisé pour le profil LinkedIn, associez-le à linkedinUrlProfile : indispensable pour les étapes LinkedIn.
• La colonne __pipedrive_person_id peut rester sur Ignorer : Emelia s'en sert de toute façon pour relier chaque contact à sa fiche Pipedrive.
• Les champs internes (propriétaire, visibilité, dates d'activité) peuvent rester sur Ignorer.

La synchronisation : chaque nuit, ou à la demande

Une liste Pipedrive ne se met pas à jour à la seconde où Pipedrive change. Emelia l'annonce en haut de la liste : « La synchronisation des listes dynamiques se fait automatiquement chaque nuit ». Elle tourne à minuit UTC, soit une ou deux heures du matin en France selon la saison. Une personne ajoutée au filtre ce matin apparaîtra dans Emelia demain.

Pour ne pas attendre, ouvrez la liste et cliquez sur Resynchroniser maintenant, en haut à droite. La synchronisation part en tâche de fond, et les nouveaux contacts apparaissent à la fin.

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• 1Resynchroniser maintenant lance la mise à jour sans attendre la nuit.
• 2Le rappel du rythme automatique.

Ce qui se passe pour les contacts déjà présents

• Pas de doublon à la synchronisation. Emelia relit tout le filtre, mais n'ajoute que les personnes absentes de la liste. Une personne est reconnue par son adresse e-mail, à défaut par son identifiant Pipedrive, à défaut par son URL LinkedIn.
• Pas de mise à jour des fiches existantes. Un poste, une entreprise ou une adresse modifiés dans Pipedrive ne changent pas dans Emelia pour une personne déjà importée.
• Pas de retrait automatique. Une personne qui sort du filtre reste dans la liste Emelia et continue d'être prospectée. Retirez-la vous-même, ou ajoutez-la à la liste noire si elle ne doit plus jamais être contactée.
• Une liste à part. Emelia ne fusionne pas la liste Pipedrive avec vos autres listes. Une même personne présente dans deux listes rattachées à la même campagne ne reçoit la séquence qu'une fois ; entre deux campagnes, utilisez l'exclusion de leads.
• Pas d'ajout de fichier. Le bouton Importer n'existe pas sur une liste Pipedrive, et une liste dynamique ne peut pas être fusionnée avec une autre : c'est ce qui garde la synchronisation fiable.

Brancher la liste sur une campagne

Sélectionnez la liste dans le bloc Liste de leads des paramètres de la campagne, comme n'importe quelle liste. Les personnes qui arrivent ensuite par la synchronisation entrent dans les campagnes qui utilisent la liste, à la première étape, au rythme des nouveaux contacts par jour de la campagne.

Une campagne qui se termine n'est plus alimentée : si votre filtre doit nourrir une campagne en continu, cochez Campagne sans fin pour des automatisations où on rajoute en continu des leads, dans Plus de paramètres. Sans cette option, une campagne qui a fini de traiter ses contacts peut se clore d'elle-même, et les personnes arrivées après n'y entreront pas.

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• 1Pour une liste qui se remplit en continu, cochez Campagne sans fin.

Faire remonter l'activité dans Pipedrive

Si vous avez activé Envoyer les activités vers Pipedrive au moment de l'import, Emelia ajoute une activité, marquée comme faite, sur la fiche de la personne dans Pipedrive quand :

• elle ouvre un e-mail ou clique sur un lien (seulement si le suivi des ouvertures ou des clics est activé dans la campagne, ce qui n'est pas le cas par défaut) ;
• elle se désinscrit ;
• elle accepte votre invitation LinkedIn, ou vous répond sur LinkedIn (le texte de sa réponse est repris) ;
• une tâche manuelle de la séquence est marquée comme faite ou en échec.

Votre équipe voit ainsi l'historique de prospection sans quitter Pipedrive, et une personne qui vient de réagir n'est pas rappelée à froid trois jours plus tard. Faites un premier essai sur une petite liste pour voir comment ces activités s'affichent dans votre Pipedrive.