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Nettoyer et dédoublonner un fichier de prospection avant l'envoi

Quelques minutes de préparation évitent de payer deux fois la même donnée, d'écrire « Bonjour JEAN » à un prospect et d'abîmer la réputation de vos boîtes d'envoi. Voici quoi nettoyer, dans quel ordre, et ce qu'Emelia peut faire à votre place.

Dans quel ordre travailler

L'ordre compte surtout pour les points 2 à 4 : chaque contact retiré avant l'enrichissement est un crédit économisé.

1. Nettoyer le fichier : en-têtes uniques, encodage UTF-8, colonnes inutiles supprimées (voir importer un fichier CSV).
2. Dédoublonner, dans le fichier ou entre vos listes.
3. Retirer ceux que vous ne voulez pas contacter : clients, personnes déjà contactées, concurrents.
4. Enrichir : chercher les adresses e-mail manquantes, seulement maintenant.
5. Vérifier les adresses qui viennent d'ailleurs (fichier ancien, acheté, autre outil).
6. Limiter et mélanger : deux ou trois contacts par entreprise, jamais à la suite.

Dédoublonner avant d'enrichir

La recherche d'e-mails ne travaille que sur les leads qui n'ont pas encore d'adresse, et chaque adresse trouvée coûte un crédit. Emelia ne dédoublonne pas à ce moment-là : un même prospect présent deux fois sans e-mail est cherché, et facturé, deux fois. D'où la règle : on dédoublonne d'abord, on enrichit ensuite.

Trois outils selon la situation :

Dans le fichier, avant l'import : la fonction de suppression des doublons de votre tableur, sur la colonne e-mail ou URL LinkedIn (Excel : Données > Supprimer les doublons ; Google Sheets : Données > Nettoyage des données > Supprimer les doublons). C'est la seule façon de dédoublonner à l'intérieur d'une même liste.
Entre plusieurs listes, avec Dédupliquer : dans Listes de leads, cochez au moins deux listes, puis cliquez sur Dédupliquer. Vous choisissez les listes à nettoyer, les listes de référence, et la clé de comparaison.
Pour regrouper des listes, avec Fusionner : même sélection, bouton Fusionner. Les leads présents dans plusieurs listes deviennent un seul lead ; en cas d'informations différentes, la liste que vous désignez comme prioritaire l'emporte, et vous pouvez supprimer les listes d'origine après la fusion. La fusion n'est pas proposée si l'une des listes est synchronisée avec un CRM.

1. Les listes à nettoyer. 2. Les listes de référence, qui ne sont pas modifiées. 3. La clé : adresse e-mail ou lien LinkedIn.

ℹ︎ Ce que fait exactement « Dédupliquer »

Elle n'ajoute jamais personne : elle retire des listes à nettoyer chaque lead déjà présent dans les listes de référence, qui restent intactes. Un lead dont la clé est vide (pas d'e-mail, si la clé est l'e-mail) n'est jamais considéré comme un doublon. Dans une campagne, en revanche, les doublons sont écartés automatiquement : ces outils servent à économiser des crédits et à garder des listes propres.

Deux ou trois contacts par entreprise, et une liste mélangée

Quand vous écrivez à plusieurs personnes de la même société, la sécurité informatique de l'entreprise repère la série d'e-mails similaires qui arrivent sur son domaine et peut bloquer l'ensemble. Le plus vicieux, c'est qu'il n'y a souvent aucun bounce : vous constatez simplement 0 % d'ouverture, parce que les messages sont retenus avant d'arriver.

Gardez deux ou trois contacts par entreprise au maximum, et mélangez la liste pour ne jamais enchaîner deux adresses du même domaine. Le plus simple se fait dans le tableur, avant l'import : ajoutez une colonne avec la formule =ALEA() (=RAND() en anglais), puis triez le fichier sur cette colonne.

⚠︎ Ciblez le bon interlocuteur plutôt que tout le service

Écrire à cinq personnes du même service pour « augmenter ses chances » fait l'inverse : plus de risque de blocage, et l'impression d'un envoi de masse si deux collègues comparent leurs e-mails. Choisissez la personne qui décide, et éventuellement une seconde dans un autre service.

Adresses génériques : à garder pour les petites structures

Les adresses comme contact@, info@ ou accueil@ ne sont jamais renvoyées par la recherche d'e-mails d'Emelia, qui ne cherche que des adresses nominatives. Si votre fichier en contient, la décision dépend de la cible.

Quand les garder

Artisans, commerces, cabinets, petites PME : l'adresse générique est souvent lue par le dirigeant lui-même.
Adresses publiées par l'entreprise (site, fiche Google), donc réelles.
Dans une campagne à part, avec un message qui ne commence pas par un prénom.

Quand les écarter

Grandes entreprises : l'adresse finit chez un standard ou dans un filtre.
Adresses devinées (contact@ ajouté à chaque domaine sans vérifier) : elles font monter les bounces.
Mélangées dans la même campagne que des adresses nominatives, avec un « Bonjour {{firstName}} » qui tombe à vide.

Pour les cibles locales, où les adresses génériques sont souvent les seules disponibles, voir prospecter les commerces et artisans.

Adresses incertaines : catch-all et « Non vérifié »

Certains serveurs de messagerie acceptent n'importe quelle adresse sur leur domaine : on les dit « catch-all ». Impossible, de l'extérieur, de savoir si jean.dupont@ existe vraiment. Quand vous lancez Vérifier sur une liste, ces adresses reviennent en Non vérifié : ni bonnes, ni mauvaises, simplement invérifiables.

Les quatre badges de la colonne Email vérifié se lisent ainsi :

Badge	Ce qu'il veut dire	Que faire
Vérifié	Le serveur a confirmé que la boîte existe.	Envoyer.
Invalide	L'adresse n'existe pas ou n'accepte pas de courrier.	Retirer de la campagne.
Non vérifié	La vérification n'a pas pu conclure (catch-all, serveur muet).	Envoyer en petit volume et surveiller les bounces, ou chercher une autre adresse.
Inconnu	L'adresse n'a jamais été vérifiée.	Vérifier si elle vient d'un fichier ancien ou externe.

✦ Inutile de vérifier les adresses trouvées par Emelia

Elles ont déjà été contrôlées avant de vous être rendues. La vérification (0,25 crédit par adresse) sert aux listes venues d'ailleurs : fichier de plus de quelques mois, base achetée, export d'un autre outil. Une base perd environ 20 % de validité en six mois. Voir aussi réduire le taux de bounce.

Normaliser une colonne sans quitter Emelia

Dans une liste, le menu de l'en-tête de chaque colonne propose trois nettoyages : Normaliser, Supprimer les emojis et Supprimer les espaces. Avant d'appliquer, Emelia vous montre combien de valeurs vont changer, avec des exemples. L'action porte sur toute la liste et ne peut pas être annulée : regardez bien les exemples.

Normaliser s'adapte au type de colonne :

Prénom, nom, ville, pays : seules les valeurs tout en majuscules ou tout en minuscules sont remises en forme, particules comprises (« van der Berg »).
E-mail : minuscules, espaces et mailto: retirés.
Téléphone : ponctuation retirée, 0033 devient +33. Emelia n'ajoute jamais d'indicatif à un numéro qui n'en a pas : un 06… reste un 06….
URL LinkedIn : remise sous la forme standard https://www.linkedin.com/in/…, sans paramètres de suivi.
Domaine : https://, www. et la barre finale retirés.

Ce que fait « Normaliser » selon la colonne. Un nom déjà écrit en casse mixte (« McDonald ») n'est jamais modifié.

Colonnes vides, valeurs parasites et formats

Valeurs de remplissage : undefined, N/A, - ou 0 dans une colonne de personnalisation s'écrivent tels quels dans l'e-mail. Une cellule vide vaut mieux : elle permet une formule de repli dans le message.
Noms d'entreprise : « ACME SAS » ou « SARL DUPONT ET FILS » dans une phrase trahissent l'envoi automatique. Retirez la forme juridique et remettez une casse normale dans le fichier, avant l'import.
Téléphones : au format international (+33 6 12 34 56 78), et en colonne texte pour qu'Excel ne supprime pas le zéro initial.
URL LinkedIn : l'adresse publique complète du profil (https://www.linkedin.com/in/…), pas un lien Sales Navigator ni un lien hypertexte collé à la place de l'adresse.
Cellules sur plusieurs lignes et dizaines de colonnes vides : elles alourdissent le fichier et ralentissent l'import. Ne gardez que ce qui sert à envoyer, à segmenter ou à écrire.

Questions fréquentes

Les questions qu'on nous pose sur ce sujet, et les réponses courtes.

Emelia dédoublonne-t-il automatiquement ?

Dans une campagne, oui : un contact présent deux fois, ou dans deux listes rattachées à la même campagne, ne reçoit la séquence qu'une fois. Dans une liste et à l'enrichissement, non : la liste garde les doublons du fichier, et la recherche d'e-mails cherche, et facture, chaque fiche. D'où l'intérêt de dédoublonner avant d'enrichir.

Faut-il vérifier les adresses trouvées par Emelia ?

Non. Elles sont contrôlées avant de vous être rendues, une seconde vérification est une dépense inutile. Réservez la vérification aux listes venues d'ailleurs.

Combien de contacts par entreprise ?

Deux ou trois au maximum, dans des listes mélangées pour que deux adresses du même domaine ne partent jamais à la suite. Au-delà, la sécurité informatique de l'entreprise peut bloquer l'ensemble sans le moindre bounce visible.

Que veut dire « Non vérifié » ?

Que la vérification n'a pas pu conclure, le plus souvent parce que le domaine accepte toutes les adresses (catch-all). L'adresse peut être bonne. Envoyez en petit volume et surveillez les bounces, ou cherchez une autre adresse pour ce contact.

« Normaliser » peut-il abîmer mes données ?

Il ne remet en forme que les noms écrits entièrement en majuscules ou en minuscules, et vous montre des exemples et le nombre de valeurs concernées avant d'appliquer. L'action n'est pas annulable : si vous avez un doute, exportez la liste avant.