Pourquoi mes emails arrivent en spam (et comment en sortir)

Êtes-vous vraiment en spam ?

Personne ne peut vous dire, destinataire par destinataire, si un e-mail est arrivé en spam. On le lit dans les tendances : un taux d'ouverture sous 30 % sur une cible variée, un score de warm-up qui baisse, des réponses qui se raréfient.

Deux vérifications d'abord : le suivi des ouvertures doit être activé et votre domaine de suivi doit répondre, sinon un 0 % ne mesure rien (voir ici). Et un e-mail de test envoyé à vous-même ne compte pas (voir pourquoi).

1. L'hébergeur de vos boîtes

Emelia se connecte à votre boîte et vos e-mails partent par les serveurs de votre hébergeur. Sa réputation devient la vôtre. C'est le premier facteur, loin devant le contenu.

Envoyer depuis Google vers des destinataires Outlook, ou l'inverse, ne change presque rien : inutile d'essayer d'apparier les fournisseurs.

Si vous utilisez déjà Google Workspace ou Microsoft 365 pour l'entreprise, prenez de préférence un espace séparé pour la prospection.

2. L'authentification : SPF, DKIM, DMARC

Ces trois enregistrements prouvent aux serveurs de vos destinataires que vous êtes bien l'expéditeur. Ils se règlent dans la zone DNS de votre domaine, selon la documentation de votre hébergeur.

Pour voir leur état dans Emelia : page Comptes, survolez le score de warm-up de la boîte, cliquez sur Voir le détail, puis descendez jusqu'à Authentification du domaine (Domain authentication).

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• 1État de MX, SPF, DKIM et DMARC : Configuré (Configured), Manquant ou À vérifier. L'icône (i) explique chaque ligne.
• 2Revérifier les réglages (Re-check settings) après chaque correction dans vos DNS.

3. La réputation du domaine

• Votre domaine principal : ne prospectez jamais depuis lui. En cas de problème, ce sont vos devis, vos factures et vos échanges clients qui partent en spam. Voir Prospecter depuis votre domaine principal.
• Trop de boîtes sur un même domaine : les signalements s'additionnent sur le domaine, pas sur la boîte. Restez à 3 boîtes par domaine (5 au maximum).
• Un domaine trop jeune : sans historique, il part avec un handicap. C'est le rôle des 2 à 3 semaines de chauffe.
• Un domaine racheté avec un passé : un domaine « neuf » peut avoir servi avant vous. Vérifiez-le sur les listes noires (plus bas).
• Un sous-domaine : il ne protège pas votre domaine principal et pose des problèmes de MX. Achetez de vrais domaines, proches du vôtre, et redirigez-les vers votre site.

4. La réputation de l'IP d'envoi

Chez un hébergeur mutualisé, les adresses IP d'envoi sont partagées entre ses clients. Dès qu'il détecte une activité de campagne, il bascule automatiquement le compte sur un groupe d'IP moins bien notées. Il ne bloque pas votre boîte : il lui donne une mauvaise IP, et votre score de warm-up chute (par exemple de 100 à 70 en une dizaine de jours).

Nuance honnête : une chute juste après le lancement d'une campagne peut aussi venir du ciblage ou du contenu. Et un score à 70 reste envoyable. En attendant de changer d'hébergeur, limitez-vous à 25 nouveaux contacts et 75 e-mails par jour et par boîte, chauffe comprise.

Microsoft 365 et l'erreur 550 5.7.708 (« traffic not accepted from this IP ») : l'IP en cause est celle de Microsoft, jamais celle d'Emelia, car une boîte connectée par la connexion Microsoft envoie par l'API de Microsoft. Microsoft refuse les envois d'IP qu'il juge peu fiables, surtout sur un espace récent ou en essai. Passez en licence payante attribuée à chaque boîte, attendez environ une journée, puis, si l'erreur persiste, demandez une exception au support Microsoft depuis le centre d'administration. Coupez la chauffe en attendant : chaque refus aggrave la réputation. Voir Connecter Microsoft 365.

5. Le volume et le rythme

Emelia n'impose aucun plafond technique : c'est votre hébergeur, puis les serveurs de vos destinataires, qui sanctionnent un volume trop élevé.

• 35 nouveaux contacts et 100 e-mails par jour et par boîte au maximum, relances comprises. 25 et 75 si la chauffe reste active.
• Environ 20 e-mails par heure et par boîte : prenez une plage large (8 h 30 à 17 h 30 par exemple), Emelia répartit les envois dessus. Une plage courte concentre les envois en rafale.
• Une boîte, une campagne (deux au maximum, à des horaires différents). Les limites de chaque campagne s'additionnent sur la boîte.
• Pour envoyer plus : plus de domaines et plus de boîtes, jamais plus d'e-mails par boîte. Comptez 5 à 10 boîtes pour environ 5 000 envois par mois.
• Blocages à répétition de votre hébergeur : pause de 24 heures, puis divisez tous vos quotas par deux.

6. La chauffe

Une boîte neuve a besoin de 2 à 3 semaines de warm-up avant de prospecter (10 à 15 jours au strict minimum), même si son score affiche déjà 100 %. Laissez ensuite la chauffe tourner pendant vos campagnes : elle entretient un flux d'e-mails entrants et sortants équilibré.

• Score au-dessus de 90 : tout va bien. On peut envoyer à partir de 80.
• Entre 60 et 80 : baissez la cadence des campagnes sur cette boîte.
• Sous 60 : il y a un souci (hébergeur, DNS, réputation du domaine) à régler avant d'envoyer.
• La chauffe s'est coupée : cherchez la cause avant de la relancer, sinon elle ressautera. Voir Le warm-up se désactive tout seul.

7. Le contenu et les liens

8. La cible

• Deux ou trois contacts par entreprise au maximum, et une liste mélangée. Écrire en masse à une même entreprise déclenche sa sécurité.
• Les adresses grand public (Gmail, Hotmail, Orange, Wanadoo…) filtrent davantage la prospection, et Orange la bloque quel que soit votre hébergeur. Il faut des adresses pro pour écrire à des adresses pro.
• Une liste ancienne ou achetée fait monter les bounces, et les bounces abîment la réputation du domaine. Voir J'ai trop de bounces.

9. Les listes noires

Les listes noires publiques (Spamhaus, UCEPROTECT, SURBL…) répertorient des IP et des domaines. Vérifiez votre domaine et l'IP de votre hébergeur sur MXToolbox.

• Votre domaine est listé : corrigez la cause, puis demandez le retrait à la liste concernée.
• L'IP de votre hébergeur est listée : c'est à lui d'agir. Si ça se répète, changez d'hébergeur. Chez UCEPROTECT, le niveau 2 est gênant, le niveau 3 (qui vise tout le réseau d'un hébergeur) l'est moins.
• La chauffe ne peut pas faire blacklister un domaine.

Remettre une boîte ou un domaine en état

• 1. Coupez les campagnes sur la boîte pendant une à trois semaines, ou descendez à 5 nouveaux contacts par jour.
• 2. Laissez la chauffe tourner : le score remonte tout seul. La couper ne le fait pas remonter.
• 3. Corrigez ce qui cloche : DNS, contenu, domaine de suivi, volume par boîte, hébergeur.
• 4. Repartez à volume réduit et suivez le taux d'ouverture étape par étape.

Changer d'hébergeur ne remet pas tout à zéro : le domaine garde son ancienneté, et une courte chauffe de la nouvelle boîte suffit. Parfois, racheter un domaine et créer une boîte neuve va plus vite que de redresser l'ancien.